Assurer la fonction d’assistant de direction et la gestion du budget de fonctionnement de la direction. Réaliser diverses activités administratives en soutien à la responsable du service d’appui financier à la science (SAFS) et des agents de la direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation de la gestion (DSFIM).
Activités
- Assurer le secrétariat de la direction : tenue d’agendas, diffusion de notes, gestion des courriers et courriels, classement et archivage de documents,
- Assurer la communication de la direction : circulation de l’information, communication avec les services de la direction et les partenaires extérieurs, tenue à jour des sites internet et intranet de la direction,
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
- Organiser des réunions internes et/ou avec des partenaires externes et en rédiger les comptes rendus,
- Suivre et gérer les dépenses en crédits de fonctionnement de la direction dans le logiciel dédié du CNRS, en lien avec la responsable du service d’allocation et gestion des ressources (SAGR) et la responsable du service d’appui financier à la science (SAFS),
- Assurer un soutien dans la gestion du personnel de la direction :
. Gérer les déplacements des agents dans les logiciels du CNRS, en vérifiant leur régularité,
. Informer et accompagner les agents dans leurs démarches administratives,
. Coordonner la campagne d’entretiens annuels et assurer le suivi dans le logiciel dédié du CNRS,
. Suivre les congés dans le logiciel dédié du CNRS.
Compétences
Savoirs / connaissances :
- Connaissance générale des techniques d’organisation et de gestion administrative,
- Maîtrise des logiciels bureautiques courants (principalement Excel, Word, Powerpoint et Outlook),
- Principes de gestion budgétaire,
- Méthode de classement et d’archivage,
- Compréhension et expression écrites et orales en anglais (niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues, le niveau B2 serait un plus).
Savoirs faire :
- Planifier son activité, gérer les priorités, les échéances et les faire respecter.
- Rédiger une note de procédure, des courriers administratifs, des comptes rendus de réunion,
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires,
- Communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Organiser le classement et l’archivage des documents et informations traitées,
- Faire preuve d’initiative, de réactivité et d’autonomie dans l’exécution des tâches.
Savoirs être :
- Capacités relationnelles,
- Capacité à communiquer et à rendre compte,
- Etre organisé, faire preuve de méthodologie et de rigueur,
- Disponibilité, discrétion et respect de la confidentialité.
Contexte de travail
Au sein du CNRS, la direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation de la gestion (DSFIM) est en charge de la prospective et de la mise en œuvre des orientations stratégiques dans son domaine. Elle assure la programmation, la préparation et l'exécution du budget, et fait le lien entre l'allocation des ressources et la réalisation des objectifs. Elle est chargée de l'optimisation des ressources, de la modernisation de la gestion, et de la mise en œuvre de la stratégie patrimoniale. La DSFIM est constituée de 4 services distincts et d’une direction déléguée aux achats et à l’innovation.
Le secrétariat de direction joue un rôle central dans la bonne marche de la direction, composée d'une quarantaine de personnes, et la qualité de la communication interne et externe. Il se caractérise par son niveau professionnel confirmé et sa réactivité.
La mission s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la DSFIM.
Le poste est localisé à Paris (16ème) au siège de l’établissement.
Télétravail : 1 à 2 jours de télétravail par semaine dans le cadre de la réglementation en vigueur au CNRS.
Congés et RTT annuels : 44 jours.
Transport : prise en charge (75 % du coût) et forfait mobilité durable jusqu’à 300 euros.
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective, sport et loisirs, billetterie.
Au sein du CNRS, la direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation de la gestion (DSFIM) est en charge de la prospective et de la mise en œuvre des orientations stratégiques dans son domaine. Elle assure la programmation, la préparation et l'exécution du budget, et fait le lien entre l'allocation des ressources et la réalisation des objectifs. Elle est chargée de l'optimisation des ressources, de la modernisation de la gestion, et de la mise en œuvre de la stratégie patrimoniale. La DSFIM est constituée de 4 services distincts et d’une direction déléguée aux achats et à l’innovation.
Le secrétariat de direction joue un rôle central dans la bonne marche de la direction, composée d'une quarantaine de personnes, et la qualité de la communication interne et externe. Il se caractérise par son niveau professionnel confirmé et sa réactivité.
La mission s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la DSFIM.
Le poste est localisé à Paris (16ème) au siège de l’établissement.
Télétravail : 1 à 2 jours de télétravail par semaine dans le cadre de la réglementation en vigueur au CNRS.
Congés et RTT annuels : 44 jours.
Transport : prise en charge (75 % du coût) et forfait mobilité durable jusqu’à 300 euros.
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective, sport et loisirs, billetterie.
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