Secrétariat de la direction des soins, relation avec les usagers et de la coordination médicale (h/f)

RESPONSABILITÉS :

DIRECTION DES SOINS, RELATION AVEC LES USAGERS
• Gestion de l'agenda du directeur adjoint en tenant compte des demandes et des priorités tout en assurant une coordination (accueil café, installation des salles etc...)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et de la boite mail
• Gestion et traitement du courrier
• Gestion des déplacements professionnels et des commandes de fournitures du service
• Création de notes d'information et de notes de service
• Gestion des demandes des dossiers médicaux des usagers en lien avec la responsable
• Mise à jour, enrichissement et harmonisation du site intranet

COORDINATION MEDICALE :
• Secrétariat et appui administratif du PMS, de la formalisation des filières et des parcours
• Secrétariat du coordonnateur médical
CONTINUITES
• Remplacement de la responsable de la relation avec les usagers lors de ses absences (avec passage à temps plein) (cf annexe)
• Remplacement ponctuel de l'assistante de la direction générale, dans un 2nd temps (en fonction de l'adaptabilité au poste)
ANNEXE : MISSIONS CONTINUITE ABSENCE DE LA RESPONSABLE DE LA RELATION AVEC LES USAGERS
• Gestion et instruction des plaintes et réclamations quel que soit le support de présentation et leurs interlocuteurs (mairie, ARS, personnalité) en lien avec une cadre supérieure de santé
• Organisation des médiations médicales et non médicales
• Dispositif d'écoute des usagers : accueil des usagers, informations et conseils
• Gestion des réquisitions judiciaires
• Continuité dans l'organisation CSIRMT, Comité d'éthique, réunion des cadres
• Ligne téléphonique usagers
• Boite mail de la relation avec les usagers

PROFIL RECHERCHÉ :

TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU : BAC professionnel minimum (niveau IV minimum), BTS assistant de direction (niveau III)
CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES :
• Windows, Word, Excel, Power Point, Hexagone, Outlook, Dx Care
• Gestion documentaire : rédaction, mise en forme des notes, documents et/ou rapports, classement et archivage.
• Droit hospitalier, organisation, fonctionnement et gouvernance des établissements de santé.
QUALITÉS PROFESSIONNELLES :
• Rigueur, organisation, respect de la confidentialité, sens de l'accueil, disponibilité, esprit d'équipe, initiative et anticipation, maîtrise de soi, ponctualité.
Horaires : poste à 80%, du lundi au jeudi de 9h à 15h et le vendredi de 9h à 13h
Organisation de travail en binôme avec la responsable de la relation avec les usagers pour assurer une continuité de service