Responsable du service état civil

Présentation

:

Dans une commune dynamique au coeur d'un territoire exceptionnel et préservé des Deux-Sèvres, la Ville de Niort recherche un/une Responsable de l'État civil engagé(e) et rigoureux(se) pour piloter le service État civil essentiel à la vie quotidienne des citoyens. Mariages, naissances, identités, décès : autant d'événements majeurs que vous accompagnerez avec professionnalisme et sens du service public.

Rattaché(e) à la Direction Citoyenneté et Population composée de 5 services (Service État civil, Affaires Funéraires, Citoyenneté Affaires publiques, Relations Usagers, Mairies de proximité), vous travaillerez au sein d'une équipe investie de 15 agents. Vous assurerez l'encadrement du service État civil, garantirez la qualité et la conformité des actes.

Si vous avez le goût du management, une excellente maîtrise des procédures administratives, de solides connaissances en droit civil, et une forte motivation à servir l'intérêt général ? Ce poste est fait pour vous.

En tant que Responsable de l'État civil, vous occuperez un rôle clé avec des missions à fort enjeu humain et administratif.

Relevez le défi et contribuez, avec nous, à un service public de qualité !

Missions :

A ce titre et sous la responsabilité du Directeur de la Direction Citoyenneté et Population, vous assurerez les missions suivantes :

1/ ANIMATION D'ÉQUIPE :

1. Animer et encadrer l'équipe, organiser et contrôler le travail des agents ;
2. Suivre les plannings et les états de présence des agents ;
3. Assister les agents afin d'assurer la sécurité juridique des dossiers, recevoir les usagers en cas de litige ;
4. Demander et renouveler les habilitations des agents ;
5. Contrôler l'activité de l'agent responsable des dossiers experts (mariages, Pacte Civil de Solidarité, changement de prénoms et de noms) ;
6. Accompagner et former les agents lors des évolutions réglementaires et mettre en place les modes d'organisation adéquats.

2/ GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DU SERVICE :

7. Élaborer et suivre le budget de fonctionnement, gérer les achats et les marchés ;
8. Exercer un contrôle budgétaire, planifier les achats ;
9. Suivre l'activité du service, élaborer des tableaux de bord ;
10. Assurer le suivi des dossiers de dématérialisations.

3/ ACCOMPAGNEMENT DES ÉLUS, TRAVAIL EN TRANSVERSALITÉ AVEC LES AUTRES SERVICES, DIRECTIONS, ET PARTENAIRES :

11. Proposer à la hiérarchie et aux Élus les adaptations nécessaires à l'évolution et à la sécurité des missions (organisation, procédure, formation des agents...) ;
12. Rendre compte de l'activité du service auprès du Directeur par des rapports d'activité réguliers, des tableaux de bord et des bilans chiffrés ;
13. Accompagner les Élus lors des entretiens avec les usagers ;
14. Gérer les relations avec les instances de l'État chargées de l'État civil et des titres d'identité : service de la Préfecture, du tribunal ;
15. Gérer et suivre les saisines du Procureur de la République dans le cadre des mariages, des changements de prénoms.

4/ ASSURER UNE VEILLE JURIDIQUE EN MATIÈRE DE LOIS, RÈGLEMENTS ET CIRCULAIRES LIES A L'ACTIVITÉ DU SERVICE

CONTRAINTES DU POSTE :

16. Travail en tenue fournie par la Collectivité (code vestimentaire à respecter du fait de l'accueil du public)
17. Travail à la vue du public
18. Permanences mariages les samedis
19. Travail le dimanche en période électorale
20. Poste requiert une très grande disponibilité
21. Contraintes des heures d'ouverture au public :Lundi : 8h30-12h30 / 13h30-18h00Mardi : 10h00-17h00Mercredi, jeudi, vendredi : 8h30-12h30 / 13h30-17h00
Profil :
22. Expérience significative dans des fonctions d'encadrement et/ou diplôme homologué au niveau 6 (bac + 3) et/ou formation, expérience dans le domaine juridique
23. Maîtrise du droit civil
24. Bonnes connaissances de l'environnement territorial
25. Maîtrise des outils bureautiques et connaissances appréciées de logiciels spécifiques (Siècle, Synbird)
26. Qualités d'analyse et de synthèse
27. Bon niveau rédactionnel
28. Capacités relationnelles
29. Discrétion
30. Sens de l'organisation
31. Esprit méthodique
Conditions statutaires :

Les agents relevant du cadre d'emplois des attachés territoriaux.

Les agents inscrits sur la liste d'aptitude après concours.

Les agents inscrits sur la liste d'aptitude après avis de la Collectivité.

Rémunération :

Conditions statutaires - Régime indemnitaire - Prime de vacances - Prestations sociales.