Assistant administratif f/h

RESPONSABILITÉS :

LE SERVICE ET L'ÉQUIPE
La Faculté de Droit Économie-Gestion et AES est une composante de l'Université de Bretagne Occidentale (UBO). Elle est présente sur les sites universitaires de Brest et de Quimper où elle propose des formations dans trois filières générales : droit, économie-gestion et administration économie et sociale.
La Faculté de droit accueille 2500 étudiants et prépare une vingtaine de diplômes de la licence au doctorat. Elle compte 105 enseignants-chercheurs et 130 intervenants professionnels.
LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Dans un contexte de départs à la retraite à venir, vous serez en charge à temps partiel (50%) d'apporter un appui sur deux missions administratives : le suivi des ordres de mission ainsi que la gestion des heures d'enseignants et intervenants extérieurs.
Vos activités ?
• Le suivi des ordres de mission
- Vous accompagnez les différents publics sur les démarches à suivre pour l'organisation de leurs déplacements et de leur hébergement.
- Vous saisissez les ordres de mission sur l'application dédiée (logiciel SIFAC).
- Vous réceptionnez et conservez les pièces justificatives à l'issue des missions.
- Vous engagez les bons de commandes et validez le service réalisé sur l'application dédiée.
• La gestion des heures d'enseignants et intervenants extérieurs
- Vous vérifiez les heures d'enseignement effectuées par les enseignants et intervenants extérieurs en relation avec le Service Scolarité.
- Vous contrôlez les informations renseignées sur les applications dédiées (logiciels Ose et Apogée) et vous saisissez les activités annexes dans ces outils.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous disposez idéalement d'une première expérience dans le domaine administratif, de préférence au sein d'un établissement d'enseignement supérieur ou d'une administration publique.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants ((Word et Excel) et êtes à l'aise avec l'utilisation d'applications informatiques dédiées à la gestion administrative.
Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous êtes en mesure de vérifier et de contrôler des informations avec précision.
Doté(e) d'un bon sens du relationnel, vous avez le sens de l'accueil et du service public.
Apprécié(e) pour votre esprit d'initiative, vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints.
Vous êtes à l'aise avec des données chiffrées.