Dans le cadre d'un remplacement pour congés maladie, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'agence pour rejoindre notre équipe à Sorgues. Rattaché(e) au Chef d'agence, vous prenez en charge l'assistanat administratif et RH de l'agence et êtes l'interlocuteur(-trice) privilégié(e) des collaborateurs de l'agence et des différents prestataires externes (partenaires, fournisseurs.). Vous avez un rôle de facilitateur(-trice) au quotidien.
**CDD d'un mois, renouvelable en fonction de l'évolution du congés maladie.**
Missions Principales :
* Communication :
Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe.
Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles.
* Gestion des RH :
Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel, de l'entrée à la sortie du salarié.
Gérer les demandes de recrutement et leur suivi.
Être en charge de la gestion des formations et de la saisie dans la base RH.
Transmettre les éléments variables et administratifs aux différents services (paie, comptabilité).
Gérer et suivre l'intérim.
Organiser les réunions RPX (Représentants du Personnel eXternes) et suivre les heures de délégation.
Distribuer les titres restaurant et la participation CSE.
* Gestion de Fonctionnement :
Établir les notes de frais du/des responsable(s) et valider les notes de frais pour les membres de l'équipe.
Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers/documents/contrats mis à la signature.
Établir des tableaux de bord pour le suivi de l'activité et les mettre à jour.
Établir les bons de commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Valider les factures en conformité avec les bons de commandes établis.
Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, informatique, téléphonie.
Gérer le parc informatique/véhicule/téléphonie.
* Secrétariat :
Gérer l'agenda du ou des responsables.
Filtrer les appels téléphoniques.
Traiter le courrier et gérer les messages électroniques.
Organiser les déplacements du/des responsable(s) et des membres de l'équipe.
Préparer des ordres du jour, établir des comptes rendus lors des réunions et suivre les actions.
Préparer et organiser les réunions (envoi des convocations/invitations, préparation des dossiers, réservation de salles.).
Concevoir et mettre en forme des présentations, courriers, rapports, notes.
Procéder à l'archivage et au classement des documents.
* Autres Caractéristiques :
Être le référent handicap de votre site.
Gérer l'administratif lié à la sous-traitance.
Suivre et organiser les actions du baromètre RH.
Savoir-être / Relationnel :
Personne disponible, adaptable et dynamique.
Aisance relationnelle indispensable.
Sens aigu de la confidentialité.
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