Assistant administratif / assistante administrative

L'UMR PHIM recrute un-e Assistant-e Administratif-ve !

Vous avez envie de travailler dans un environnement stimulant, au cœur de la recherche scientifique sur la santé des plantes ? Vous êtes rigoureux-se, organisé-e, à l'aise en équipe et prêt-e à relever des défis variés ? Rejoignez l'Unité Mixte de Recherche PHIM (Plant Health Institute of Montpellier) en tant qu'assistant-e administratif-ve !

Qui sommes-nous ?
L'UMR PHIM explore les interactions entre les plantes et leur environnement - qu'il s'agisse de micro-organismes, d'insectes, d'agents pathogènes ou bénéfiques - pour mieux comprendre les leviers de leur santé, de leur croissance et de leur productivité. Notre unité rassemble 230 personnes, dont 145 agents permanents, sous cinq tutelles (CIRAD, INRAE, IRD, Université de Montpellier, L'institut Agro).

Ce que vous ferez
Intégré-e à un collectif dynamique de 9 assistant-e-s, vous contribuerez activement au bon fonctionnement de l'unité, en appui à plusieurs équipes scientifiques. Vos missions seront variées et transversales :

Gestion administrative
Mise à jour et évolution des outils collaboratifs
Rédaction de documents divers
Soutien à l'intendance du collectif

Gestion financière
Traitement des commandes, suivi des achats et résolution des litiges
Appui à la gestion des déplacements professionnels
Suivi budgétaire des équipes et des projets
Restitutions régulières par le biais de tableaux de bords

Ressources humaines
Accompagnement des nouveaux arrivant-e-s de nationalité et culture diverses
Appui aux démarches administratives du personnel
Facilitation de l'intégration dans la vie de l'unité

Communication
Relais d'information auprès de l'équipe, de la direction et des tutelles
Mise à jour du site intra/internet de l'unité avec le collectif des webmasters

Activités transversales
Participation éventuelle à des projets transversaux à la demande de la direction
Implication dans des groupes de travail thématiques

Ce que nous recherchons
Une personne motivée, autonome, dotée d'un excellent sens de l'organisation et du relationnel, qui saura contribuer à la vie de l'unité tout en assurant un suivi administratif rigoureux des dossiers dont elle aura la charge.

Vous souhaitez évoluer dans un cadre de travail convivial, en lien direct avec la science et l'innovation ? Cette offre est faite pour vous !

Vous bénéficiez d'un 13ème mois, de possibilité de journées de télétravail, d'horaires personnalisables et d'une assurance sociale complète.

Profil souhaité
Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant-e Manager ou d'une formation équivalente ou d'au moins un an d'expérience sur un poste similaire ? Vous êtes organisé-e, curieux-se, doté-e d'un vrai sens du service et d'une grande capacité d'adaptation ? Ce poste est fait pour vous !

Vos savoir-faire
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques du quotidien (Word, Excel, messagerie, etc.)
Vous savez rédiger clairement des notes, synthèses et comptes rendus
Vous êtes capable de trier, synthétiser et transmettre l'information, à l'oral comme à l'écrit
Vous savez faire la différence entre une information confidentielle et une information partageable
Vous êtes à l'aise pour rendre compte de votre activité, suivre vos dossiers, tenir à jour vos outils
Vous avez déjà utilisé (ou êtes prêt-e à découvrir) des outils de communication numériques
Une maîtrise de l'anglais serait un plus
Vous aimez proposer des idées et des solutions pour moderniser et améliorer les outils utilisés au quotidien

Vos savoir-être
Vous aimez travailler en équipe et en réseau, dans un environnement collaboratif
Vous êtes organisé-e, rigoureux-se, et vous tenez vos délais
Vous savez vous adapter aux évolutions, qu'elles soient organisationnelles ou numériques
Vous faites preuve de diplomatie, d'écoute, de discrétion et de neutralité