Secretaire accueil (h/f)

1/ Définition générale
Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat.
2/ Conditions générales d'activité
Localisation : Maison de retraite médicalisée
Relation internes : Tous les responsables de services, les salariés, les résidents
Relation extérieures : familles, prestataires, services siège
Formation et expérience : Bac requis, un an expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un des
domaines confiés - Maîtrise de l'informatique
3/ Les missions
Accueil et secrétariat
o Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).
o Réceptionner et trier le courrier de la résidence.
o Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.
o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.
o Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes.
Gestion administrative et commerciale :
o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.
o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champs de compétences ou à la demande des chefs
de service.
o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations
prospect.
o Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.
o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.
o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.
4/ Champs de responsabilités
Positionnement dans l'organisation : Fait partie de l'équipe administrative
Rattachement hiérarchique : Directeur / Adjoint de directio