Ensosp- assistante administrative

Informations générales Référence BA013ACC-113052 Date limite de candidature 31/12/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Relation à l'usager - Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste ENSOSP- Assistante administrative Description du poste GROUPE RIFSEEP : 2 Affectation Département des études, de la stratégie, de la gestion de crise et de la résilience des territoires -Pôle des études – Service de la certification qualité, des commissions et jurys de validation de l’Ensosp Enjeux du poste Assister la cheffe de bureau de gestion administrative et de suivi des commissions/jurys Vos activités principales 1. Suivi administratif des commissions et jurys -Gérer les plannings, organiser les réunions de service (convocations, salles, logistique). -Assurer la circulation de l'information et le suivi du courrier. -Gérer les courriels entrants et sortants sur la messagerie admin@commissionsjurys@ensosp.fr -Réceptionner et classer les dossiers de dispense (mail ou courrier) en veillant à respecter la procédure FP-DISP-01 définie par le service -Préparer les dossiers des commissions (évaluations, synthèse de présentation, ordre du jour). -Archiver les actes administratifs et mettre à jour les registres. 2. Suivi administratif et production documentaire -Mettre à jour les bases de données et suivre le compte rendu des décisions par voie de formation et de dispense. -Éditer les titres (diplômes, attestations) et assurer leur envoi. -Participer à la gestion des fournitures et à l’amélioration des outils. 3. Appui transversal et communication -Accueil et information des interlocuteurs internes et externes -Appui à la traçabilité et au suivi Qualiopi -Tenir à jour les outils partagés (calendriers, tableau de bord des certifications). -Participer à la vie du service et assurer la continuité du service. Vos perspectives Ce poste peut évoluer vers : - Une montée en autonomie dans la gestion des commissions et jurys, - La prise en charge des processus administratifs. Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Responsabilité sur la qualité des documents administratifs produits et transmis aux SIS (respect de la charte documentaire, apposition du cachet de la Marianne). Obligation de confidentialité relative aux évaluations et à la préparation des commissions et jurys. Régime horaire : 38 heures hebdomadaires (flexibles) avec 29 jours de congés annuels et 16 jours ARTT ; -Télétravail possible ; -Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ; -Adhésion au CNAS et à l’amicale des personnels ; -Prise en charge d’une partie de la protection sociale complémentaire (PSC pour15€) -Prise en charge d’une partie de la restauration (restaurant administratif sur place) Date de mise à jour de la fiche de poste 06/11/2025 Conditions particulières d'exercice École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers Le site sécurisé d’Aix-en-Provence est situé à proximité des axes autoroutiers D9, A8,A7. Il propose une restauration administrative avec participation attractive de l’employeur et des places de parking garanties. Qui contacter ? Chef de pôle Lieutenant-colonel Sylvain ROGISSART: 04 42 39 04 42 Cheffe de service Mme Anne FABRE : 04.42.39.06.53 / anne.fabre@ensosp.fr Chef DRH M. Marc Lopez 04 42 39 04 71/75 recrutement@ensosp.fr Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2025 Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses : Personnels du ministère de l'Intérieur https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf Personnels externes: https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf et en parallèle : Candidature à adresser par mail : recrutement@ensosp.fr (CV, lettre de motivation) à : Monsieur le Directeur de l'ENSOSP École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers Division des ressources humaines BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre 13798 Aix-en-Provence cedex 3 Durée attendue sur le poste 3 ans Descriptif du profil recherché Votre environnement professionnel Activités du service Le service de la certification qualité, des commissions et jurys de validation de l’Ensosp est rattaché au pôle des études, au sein du département des études, de la stratégie, de la gestion de crise et de la résilience des territoires. La cheffe de service pilote la stratégie d'amélioration continue des actions de formation. Elle coordonne les commissions, supervise les processus de certification et veille au respect des exigences réglementaires et qualitatives Le service assure également le suivi des évaluations, accompagne les acteurs territoriaux dans les dispositifs de dispense, et contribue à l'amélioration continue des parcours de formation en lien avec les exigences réglementaires et qualité. Activités du bureau Le bureau de gestion administrative et de suivi des commissions /jurys est rattaché au service de la certification qualité, des commissions et jurys de validation des formations de l’Ensosp – au sein du pôle des études. Le bureau assure la gestion administrative des commissions et jurys en supervisant le courrier, l'organisation des réunions, le classement et l'archivage des dossiers. Il soutient les activités administratives par la rédaction de documents, le suivi des dossiers, la gestion logistique des réunions et des commandes. Il veille également à la diffusion de l'information et à la coordination des échanges avec les services internes et les partenaires externes, garantissant ainsi la qualité et la fluidité des processus. Composition et effectifs du service Le service est composé : - d'une cheffe de service - d’une cheffe de bureau - d'une assistante administrative Liaisons hiérarchiques - La cheffe de bureau Liaisons fonctionnelles En interne, les assistantes de la direction et des départements. En externe, les SIS, le CNFPT et la DGSCGC. Temps plein Oui Critères candidat Compétences attendues Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques: Avoir des compétences en informatique bureautique niveau pratique requis Connaître l'environnement professionnel niveau initié Applications informatiques métier niveau maitrise - requis Technique de secrétariat niveau pratique - requis Classement et archivage niveau maitrise - requis Savoir-faire Savoir s'organiser niveau pratique - requis Savoir appliquer la réglementation niveau pratique - requis Savoir anticiper niveau pratique- requis Savoir rédiger niveau pratique - à acquérir Mettre en forme un document niveau maitrise - requis Savoir être Savoir accueillir niveau maîtrise- requis Savoir communiquer niveau pratique- requis Faire preuve de rigueur et de méthode niveau maitrise - requis Avoir le sens des relations humaines : niveau maitrise- requis Savoir s'adapter : niveau maitrise - requis Avoir le sens de l'organisation : niveau pratique - requis Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Emploi de Référence RMFP (codification RMFP pour publication) : Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs Code fiche de l’emploi type 1 RMFP (nouveau) : ERUSA009 Domaine nouveau : Relation à l'usager Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 % Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) :Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : FP2ADM03 Emploi-type libellé RIME/RMFPT/RMFPH (ancien) : GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF (FPE - FP2ADM03) Domaine ancien : ADMINISTRATION GENERALE Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 % Fondement juridique du recrutement Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2 de l'article 4) Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13) Lieu d'affectation ENSOSP-AIX EN PROVENCE Lieu d'affectation (sans géolocalisation) ENSOSP Date de vacance de l'emploi 01/06/2025 Personne à contacter (mail) recrutement@ensosp.fr