Drh - secrétaire de la médecine de prévention de l'administration centrale

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Sous la responsabilité de l’équipe médicale de la médecine de prévention de l’administration centrale, le titulaire du poste assure un double rôle d’appui à l’équipe médicale de Beauvau ainsi qu’un rôle d’assistance au médecin coordonnateur national ainsi que son adjoint.

Dans le cadre de l’appui administratif à l’équipe médicale de Beauvau, vous serez amenés à:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents

- Préparer et envoyer les convocations aux agents concernés

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel / secret médical

- Accompagner et orienter les agents auprès des services de réseaux de soutien et directions d’accompagnement du personnel

- Conception et rédaction de documents administratif, prise de notes, compte rendu de réunion ainsi que le flux des courriels et courriers médico-administratifs

- Assurer la préparation, le classement et l’archivage des dossiers médicaux, ainsi que la transmission des fiches de visites dans les différents services (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Planifier et organiser les actions de prévention telles que les études de postes de travail, visites de sites, ou campagne de prévention

- Gérer les réservations de salles de réunion, des places de parking et des outils de visioconférence nécessaires

- Commander et suivre les matériels de bureautique, le matériel médical, ainsi que la pharmacie pour le site de Beauvau en faisant le lien avec les autres secrétariats médicaux d’administration centrale

- Suivre et entretenir les relations avec les partenaires sous convention

- Assurer le suivi des prêts de matériels ergonomique auprès des agents

- Suivre les factures relatives aux examens complémentaires, consultations spécialisées

- Suivre le budget dédié au service médical auquel vous êtes rattaché

- Suivre le plan de formation du service

- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métier / Preventiel-UEGAR à la demande stricte des médecins du travail ou des médecins coordonnateurs.

Dans le cadre de l’assistance de l’activité du médecin coordonnateur national et son adjoint, vous serez amenés à:

- Organiser et suivre la planification des activités du médecin coordonnateur national et de son adjoint: adapter et optimiser les agendas, rendez-vous médicaux, activités sur le milieu de travail, réunions, VIP etc

- Suivi et prise de rendez-vous dans Preventiel-UEGAR

- Aide à la collecte et rédaction des rapports d’activité

- Gestion des déplacements

- Filtrer, orienter la messagerie professionnelle et/ou les appels en cas de réunions, de déplacements ou d’absences du médecin coordonnateur national et son adjoint