Description du poste Rattaché(e) au département administratif, vous êtes garant(e) de la gestion globale des services généraux de l'entreprise. Vos missions couvrent la gestion de l'environnement de travail, la conformité des actifs et des licences, la gestion des notes de frais, l'accueil et l'événementiel, ainsi que les achats indirects. Missions principales 1. Gestion de l'environnement de travail et de l'exploitation Assurer le contrôle quotidien et la maintenance des espaces de bureau afin de garantir le bon fonctionnement des équipements, du courant faible et des installations immobilières. Optimiser la stratégie d'achat, gérer les stocks et assurer le suivi des coûts pour les fournitures administratives (matériel de bureau, pauses café, cadeaux d'entreprise, etc.). 2. Gestion des actifs, conformité et support financier Mettre en place et actualiser le registre des immobilisations, organiser des inventaires périodiques et gérer le cycle de vie des actifs (de l'acquisition à la réforme). Gérer les démarches administratives liées aux licences commerciales et certifications de l'entreprise (demandes, renouvellements, archivage sécurisé). Assurer la vérification des factures, le traitement des notes de frais ainsi que le suivi des avances de fonds. 3. Support logistique, événementiel et réception Organiser et coordonner les réunions de direction et les événements professionnels (logistique, accueil, support sur site) dans le respect des standards de l'entreprise. Superviser le système de gestion des déplacements (Travel Management) pour optimiser les coûts et améliorer l'expérience des collaborateurs en mission. 4. Culture d'entreprise et vie de bureau Concevoir et exécuter les activités de Team Building, les avantages liés aux fêtes et les événements de culture d'entreprise pour renforcer la cohésion d'équipe. Contribuer à la rédaction et à l'optimisation des règlements administratifs internes et veiller à leur application. 5. Achats hors-production et gestion des fournisseurs Gestion des prestataires : Sourcing, sélection, introduction, signature des contrats et évaluation de la performance des fournisseurs de services (Facility Management, IT, logistique, etc.). Conformité des processus : Promouvoir et appliquer les processus d'achat internes, garantir une exécution efficace et veiller à l'archivage rigoureux des documents contractuels. Profil recherché Formation : Diplôme de niveau Bac3 minimum (Licence ou Master) en gestion administrative, secrétariat de direction, gestion des entreprises ou domaine similaire. Langues : Maîtrise courante du Chinois et du Français impérative (l'Anglais est un atout). Expérience : Minimum 2 ans d'expérience sur un poste administratif au sein d'une structure de taille moyenne ou grande. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, etc.) et excellentes capacités de rédaction. Qualités personnelles : Excellentes capacités de communication et de coordination. Capacité à gérer des tâches multiples et complexes de manière autonome. Rigueur, sens du service et réactivité face aux imprévus.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.