Placée sous l'autorité directe de la Directrice du service à la population et du Directeur Général des Services, la personne recrutée encadre l'équipe Accueil / État civil et assure le pilotage global du service.
Cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux (catégorie B), poste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire selon profil et expérience.
Missions :
Pilotage des services Accueil Général, Etat Civil et Citoyenneté
- Piloter, suivre et contrôler les activités des deux services
- Manager les équipes pour garantir une gestion continue du changement
- Rendre compte aux élus et à la direction générale de l'activité et des projets du service
- Organiser et suivre les plannings de présence et assurer les remplacements et rotations nécessaires à la continuité du service public
- Coordonner les missions des deux services et garantir le fonctionnement transversal
- Définir les besoins des services en personnel et les compétences associées
- Gérer les problématiques complexes
- Assurer le pilotage ou co-pilotage des projets relatifs aux services Accueil Général
- Veiller, en lien avec la Directrice du Pôle Services à la Population et le Service Communication, à la qualité des informations communiquées aux usagers (site internet, flyers, pochettes de liaison CHRA etc.).
Expertise juridique et réalisation de procédures
- Assurer une veille juridique dans les domaines de compétences des services Accueil général Citoyenneté et Etat-Civil
- Garantir la qualité juridique des actes (limitation des erreurs)
- Etre le référent juridique expert sur les problématiques les plus complexes
- Gérer les éventuels contentieux et précontentieux
- Organiser les relations et les échanges de savoirs avec les principaux partenaires en matière d'état civil : Procureur, CHANGE, pompes funèbres, communes avoisinantes...
- Sécuriser et veiller à la mise à jour régulière des procédures au sein du service
Piloter et manager le service Etat Civil
- Manager opérationnellement l'équipe
- Assurer une bonne répartition des missions et des tâches entre les agents
- Superviser les projets du service
Assurer les missions opérationnelles d'Etat Civil
- Effectuer l'enregistrement des actes
- Assurer la tenue des registres
- Signer et contrôler l'ensemble des registres, assurer leur reliure et leur transmission au Procureur
Accueil Général Citoyenneté
- En collaboration avec la responsable d'équipe Accueil Général Citoyenneté, définir et suivre les objectifs prioritaires du service et les moyens à mettre en œuvre
- Manager la responsable de l'équipe Accueil Général Citoyenneté : déléguer, sécuriser, évaluer, faire progresser
- Soutenir la responsable sur les projets complexes
Profil recherché :
Compétences managériales, y compris dans l'encadrement de cadre :
- Savoir encadrer une équipe et l'animer.
- Savoir accompagner le changement.
- Avoir le sens du travail en équipe.
Connaître la législation et la réglementation en vigueur pour le fonctionnement d'un service Etat Civil - Accueil et le fonctionnement des administrations territoriales :
- Connaitre la législation et la réglementation électorales.
- Connaître les techniques d'accueil.
- Connaissances informatiques des logiciels liés l'Etat Civil, au recensement citoyen et aux élections.
- Savoir actualiser ses connaissances et mener un veille juridique
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse.
- Savoir faire preuve de rigueur dans le respect des procédures, des délais.
- Savoir communiquer et notamment de manière transversale.
- Savoir rendre des comptes.
- Etre force de proposition.
- Connaître la méthodologie de gestion de projets
- Faire preuve de disponibilité.
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