Assistant de direction

Informations générales Organisme de rattachement INSERM - Siège Référence 2025-2127338 Date de début de diffusion 19/12/2025 Date de parution 19/12/2025 Intitulé long de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION Employeur INSERM Nature du contrat CDD de 3 ans Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie A (cadre) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste ASSISTANT DE DIRECTION Descriptif de l'employeur L’Agence de programmes de recherche en santé – ci-après « Agence », dont le pilotage est confié à l’Inserm, a pour objet de rendre l’écosystème de recherche et d’innovation plus à même de répondre aux grandes transitions et défis auxquels le domaine de la santé fait face. Pour ce faire, l’Agence renforce la coordination des acteurs pertinents et contribue à la priorisation et à la définition de programmes de recherche jugés stratégiques par leur fort impact sociétal et leur intérêt souverain. Une fois ces programmes arbitrés par l’État, elle permet d’en orchestrer le pilotage national. Forte de sa capacité de prospective et d’analyse, l’Agence doit anticiper les besoins sociétaux et sanitaires à venir, en s’appuyant sur des communautés scientifiques capables d’innover et de répondre aux transitions majeures. L’Agence répond aux sollicitations de l’État autant que de besoin. L’Agence déploie sa démarche avec un souci de simplicité, d’efficacité, et d’ouverture, en évitant toute lourdeur administrative, et en visant à déboucher rapidement sur des résultats concrets. L’Agence est dépourvue de personnalité juridique. Descriptif du service A date d’émission de la présente offre, l’Agence est un collectif de 5 personnes – le Directeur exécutif et une équipe opérationnelle, accueillant de plus un directeur et responsable de programmes dédiés. L’activité de l’Agence s’appuie sur des ressources externes parfois mobilisée à temps partiel pour l’Agence, et des groupes de travail opérationnel Description du poste Assurer le secrétariat et exécuter des actes de gestion et des actes administratifs courants sous la responsabilité de la Chief of Staff de l’Agence de programmes de recherche en santé. Activités principales • Assurer la gestion de l’agenda du Directeur exécutif et apporter un appui à ceux des membres de l’équipe opérationnelle (prise de rendez-vous, organisation de réunions, coordination des invitations et relances). • Préparer en amont les rendez-vous stratégiques et les dossiers du Directeur exécutif, en lien avec la chefferie de Cabinet (documents, éléments de langage, notes de contexte), en mettant dans la boucle les membres de l’équipe concernés selon les sujets traités. • Gérer les bons de commandes, ordres de mission, réservations (transport, hébergement), et assurer le traitement des états de frais de l’ensemble de l’équipe opérationnelle, via les outils de gestion interne (SIFAC, Notilus). • Gérer les stocks (fournitures de bureau, café, eau, etc.) en lien avec les fournisseurs. • Mettre à jour et suivre des tableaux de bord internes (suivi d’activités, déplacements, commandes, etc.). • Traiter, diffuser et assurer le suivi du courrier. • Assurer l’interface administrative avec les départements de l’Inserm et les partenaires extérieurs (coordination logistique, relances, suivi administratif). • Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux • Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire. • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques. • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure. • Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative. • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs. • Gérer l’accueil téléphonique, répondre aux demandes courantes ou réorienter vers les bons interlocuteurs. • Participer à la rédaction de courriers, de notes internes ou de documents administratifs et en assurer le suivi pour le Directeur exécutif. • Réaliser des tâches de classement, archivage et de copie. Conditions particulières d'exercice Spécificité(s) et environnement du poste • Pas de contrainte particulière • Travail sur écran • Déplacements ponctuels possibles en région parisienne Descriptif du profil recherché Connaissances • Connaissance des techniques de secrétariat • Connaissance des logiciels bureautique usuels, Word, Power Point et Excel, messagerie interne et internet Savoir-faire • Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire • Sens de l’organisation et de la rigueur administrative • Savoir prioriser, gérer l’urgence, capacité d’adaptation • Maîtrise de l'anglais souhaitée (à l'oral et à l'écrit) Aptitudes • Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe • Rigueur et capacité d’organisation • Disponibilité et réactivité • Expression écrite et orale soignée • Sens des responsabilités • Sens de la discrétion et de la confidentialité • Force de proposition et esprit d'initiative • Polyvalence et capacité d'adaptation Expérience(s) souhaité(s) • Expérience confirmée en secrétariat et assistanat de direction Niveau de diplôme et formation(s) • Bac 2 minimum (gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager) Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Informations Générales : Date de prise de fonction : Dès que possible Durée (CDD et détachements) : 12 mois - Renouvelable Temps de travail : 38H30 (32 Congés Annuels et 13 RTT) Activités télétravaillables : 2 à 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchique. Rémunération : Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) Contractuels : Entre 2 300 € et 3 149 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. Entre 2 457 € et 3 586 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. Entre 2 941 € et 4 315 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. Selon les grilles de la fonction publique et en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. Modalités de candidature : Veuillez déposer votre candidature via le lien suivant : https Précisez vos prétentions salariales Attention : le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti Télétravail possible Oui Management Non Diplôme d'Etat requis Temps complet Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75) Géolocalisation du poste 101, rue de Tolbiac 75654 cedex 13 Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 101 RUE DE TOLBIAC - 75013 PARIS Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Niveau d'expérience min. requis Confirmé Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 05/12/2025 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) https://inserm.softy.pro/offre/186625