PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé). PRÉSENTATION LE POLE PEA 93I05 : Le pôle de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent 93I05 recouvre le 5ème secteur PEA de la Seine-Saint-Denis qui dessert la population 0-18 ans des 13 communes du Sud-Est du 93 (Bondy, Clichy-sous-Bois, Coubron, Gagny, Gournay-sur-Marne, Le Raincy, Les Pavillons sous-bois, Montfermeil, Neuilly-Plaisance, Neuilly-sur-Marne, Noisy-le-Grand, Rosny-sous-Bois, Villemomble) soit près de 110 000 enfants. Organisé en 4 services et 22 Dispositifs de soins : Service Médico-Psychologique Enfants Nord 93I05 : 4 centres médico-psychologiques (CMP) et 3 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Bondy, Montfermeil, Rosny-sous-Bois, et Villemomble. Service Médico-Psychologique Enfants Sud 93I05 : 2 centres médico-psychologiques (CMP) et 2 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Neuilly-Plaisance et de Noisy-le-Grand. Service des Troubles du Développement 93I05 : L'hôpital de jour les Hirondelles, pour les troubles du spectre de l'autisme (Neuilly-sur-Marne) et L'UNIDEP : Centre Diagnostique Départemental des Troubles du Spectre de l'Autisme (Bondy) ; Service Parcours Adolescents et Liaison 93I05 : 2 unités de pédopsychiatrie de liaison, au sein des CHI Le Raincy-Montfermeil et CHU Jean Verdier (AP-HP). L'UFITAA, unité inter-hospitalière départementale pour la prise en charge des TCA avec le service de Jean Verdier (Bondy). L'Unité d'Accueil Crise Adolescents au sein de Jean Verdier (Bondy). Le CMP/ CATTP Adolescents de Bondy. L'UMPPB, unité de psychiatrie périnatale intervenant au CHI Le Raincy-Montfermeil. Le Centre Salvador, Centre départemental d'Appui et de Ressource aux familles concernées par la pédopsychiatrie (Bondy). L'EMICSS, équipe mobile d'intervention en milieu scolaire (Neuilly-sur-Marne). Assistante du chef de pôle : - Hadamou SIDIBE 06 71 49 25 55- h.sidibe@epsve.fr - Médecin chef du pôle: Dr Noël POMMEPUY IDENTIFICATION DU POSTE POSITION DANS LA STRUCTURE - Au niveau institutionnel : Directeur de l'EPS Ville Evrard Direction des Ressources Humaines - Autorité fonctionnelle : Chef de pôle Les praticiens hospitaliers RUF Cadre supérieur de pôle Cadre de santé - Interne au pôle : Equipe pluri-professionnelle des différentes UF du pôle - Externe au pôle : DRH, Formation professionnelle, Médecine du travail, pôles support - Externe à l'établissement : écoles, partenaires médico-sociaux, familles, partenaires extérieures EVOLUTION PROFESSIONNELLE Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer en fonction des missions et des besoins du service. DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE ETP 100% - 38h/semaine - du lundi au mercredi de 9h à 17h. - du jeudi au vendredi de 9h à 16h. - repos hebdomadaire : samedi et dimanche. - Congés annuels et RTT pris obligatoirement pendant les congés scolaires de la zone C en fonction des nécessités de service. - Participation aux permanences secrétaires du service en jours et horaires ouvrés. CDD d'un an avec perspectives de CDI. Lieu : Hôpital de Jour "Les Hirondelles" MISSIONS et COMPETENCES REQUISES Missions générales au sein de l'HDJ : Missions principales partagées par les trois secrétaires : Accueil téléphonique et physique de l'ensemble des familles, transporteurs, livraisons et visiteurs o Gestion des commandes interprètes ISM et des RDV o Organisation de la permanence du portier de l'HDJ o Transmission des informations aux agents de l'HDJ o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes o Archivage des dossiers médicaux (papier à scanner et informatique) o Participation à la formation des stagiaires AMA o Accueil des nouveaux professionnels o Gestion des courriers pour les CMP fiches de paie par agent o Participation aux réunions institutionnelles (RI, Kermesse) - Missions spécifiques : o Gestion de l'UEE Ecole Les Fleurs (ambulances, courrier, saisie Cortexte) o Aide au PECS o Participation à la commission de formation du pôle I05. Missions au sein de l'unité « USI bleue » : o Accueil téléphonique et physique des familles o Traitement des courriers, des dossiers, des documents médicaux et des réunions d'équipe (enregistrement, tri, diffusion) de l'unité o Saisie et mise en forme de documents, rapports, synthèse d'équipe, PPS, comptes-rendus, courriers des médecins et équipes de l'unité dans le logiciel CORTEXTE /- compléments PDF o Planification des rendez-vous des familles, gestion des agendas des médecins de l'unité. o Participation aux synthèses cliniques de l'unité, aux réunions médecin/cadres de l'unité o Suivi de l'activité et soutien à la saisie (Cortexte) o Diffusion de l'information au sein de l'équipe (changements EF et synthèses) o Gestion des prescriptions médicales de transports des enfants et vérification des relevés. o Organisation des transports des patients en coordination avec le cadre de santé de l'unité o Gestion des documents administratifs lors de l'admission : création du séjour Cortexte ; vérification des documents administratifs (CNI, attestation de sécurité sociale) ; courrier d'admission. o Faire le lien avec l'équipe pluri-professionnelle, le cadre et le médecin de l'unité o Assurer la traçabilité et la conservation des données : Numériser, classer, archiver. o Gestion du Sharepoint de l'unité o Travail en collaboration avec le cadre de santé de l'unité o Admission des enfants : recueil des documents administratifs et médicaux prévus dans la procédure et participation à l'organisation du protocole d'intégration des enfants et des familles en lien avec le cadre de l'unité o Saisie des admissions, actes et RDV dans le logiciel CORTEXTE. Missions au sein des groupes soins de suite : o Accueil téléphonique et physique des familles. o Traitement des courriers, des dossiers, des documents médicaux et des réunions d'équipe (enregistrement, tri, diffusion) de l'unité. o Saisie et mise en forme de documents, rapports, PPS, comptes-rendus, courriers des médecins et équipes de l'unité dans le logiciel CORTEXTE /- compléments PDF. o Planification des rendez-vous des familles, gestion des agendas des médecins de l'unité. o Participation aux réunions des groupes o Suivi de l'activité et soutien à la saisie (Cortexte) o Diffusion de l'information au sein de l'équipe (changements EF) o Gestion des prescriptions médicales de transports des enfants et vérification des relevés. o Organisation des transports des patients en coordination avec le cadre de santé de l'unité. o Gestion des documents administratifs lors de l'admission : création du séjour Cortexte ; vérification des documents administratifs (CNI, attestation de sécurité sociale) ; courrier d'admission. o Faire le lien avec l'équipe pluri-professionnelle, le cadre et le médecin de l'unité. o Assurer la traçabilité et la conservation des données : Numériser, classer, archiver. o Travail en collaboration ave le cadre de santé de l'unité. o Admission des enfants : recueil des documents administratifs et médicaux prévus dans la procédure et participation à l'organisation du protocole d'intégration des enfants et des familles en lien avec le cadre de l'unité. o Saisie des admissions, actes et RDV dans le logiciel CORTEXTE Missions générales au sein du pôle : o Réalisation de permanences téléphoniques avec les autres AMA du pôle pendant les vacances scolaires. o Participer aux remplacements d'AMA au sein du pôle. o Participation au collège des AMA du pôle. o Participation au séminaire du pôle. Qualifications : Diplômes : Baccalauréat ST2S ou Science médico-social Concours AMA. Connaissances approfondies : o Maitrise des outils bureautique (Word Excel Powerpoint Outlook) et de communication (internet/intranet/Sharepoint) o Maitrise des logiciels métiers (Cortexte) Connaissances détaillées : o Connaissance de l'établissement Ville-Evrard o Expertise secrétariat médical Savoirs faire : o Vocabulaire Médical. o Connaissance de la structure et de son fonctionnement. o Recevoir et transmettre les informations. o S'adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication. o Communiquer en respectant la confidentialité. o Qualité rédactionnelle. Savoir être : o Travail en coordination et liaison avec les différents membres de l'équipe institutionnelle o Savoir organiser son travail et gérer les priorités o Capacité d'analyse et réactivité o Dynamisme ; Rigueur o S'impliquer dans le travail en réseau o Capacité d'adaptation à des situations et personnes en difficultés o Aptitude d'écoute o Ponctualité LES CONTACTS : - Chef de Pôle : Noël POMMEPUY. Mail : n.pommepuy@epsve.fr - FF Cadre supérieure de pôle : Hadamou SIDIBE Mail : h.sidibe@epsve.fr / Tel :01 43 09 32 40 - Médecin Responsable du CMP / CATTP : Anne MENVIELLE. Mail : a.menvielle@epsve.fr - Médecin responsable de l'unité USI bleue Carole TAN : c.tan@epsve.fr - Médecin responsable du groupe Soins de suite Ecole : Hélène DROULIN : h.droulin@epsve.fr - Médecin responsable du groupe Soins de suite Autonomie Pierre LECARPENTIER : p.lecarpentier@epsve.fr - Médecin responsable du groupe Soins de suite Sensoriel Carole TAN : c.tan@epsve.fr - Secrétaire de pôle Jessie TRIOCHE : j.trioche @epsve.fr 01 43 09 32 37 - Direction des ressources humaines secrétariat : drh@epsve.fr 01 43 09 32 61-33 53 Dr Anne MENVIELLE : a.menvielle@epsve.fr Mme Alexandra LESSELBAUM BELHASSEN : a.lesselbaumbelhassen@epsve.fr
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