Agent en charge du protocole et de l'organisation des manifestationss

Détails de l'offre

Famille de métiers Architecture, bâtiment et logistique > Logistique et maintenance des moyens techniques Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du Responsable Loisirs et évènementiel et l’autorité de la Directrice Générale des Services en charge de la Solidarité et Animation du Territoire. Missions / conditions d'exercice Organiser les pots/buffets ou collations :
•Concevoir, planifier et organiser les prestations de pots et de collations en collaboration avec les directions organisatrices des événements,
•Préparer l’ensemble des prestations et assurer la logistique avec l’appui des services organisateurs et /ou opérationnels (services techniques, direction culture et événementiel, etc…) ou de prestataires (traiteurs),
•Participer et / ou organiser et coordonner les équipes en charge de la mise en place du service, du débarrassage, du nettoyage et du rangement lors des pots et collations ;
•Assurer la gestion, le suivi et le réapprovisionnement des stocks de denrées et autres produits afférents à l’activité des festivités et cérémonies ;
•Rechercher de nouveaux produits en fonction des besoins ;
•Assurer et garantir la propreté des lieux de stockage et de préparation des denrées ;
•Veiller à l’application des règles d’hygiène et de sécurité au travail des équipes ;
•Veiller à la bonne tenue des équipes en charge du service.
Assurer la gestion administrative des prestations pots ou collations :
•Participer aux réunions de coordination avec les différents services et partenaires de la Ville ;
•Assurer le suivi budgétaire des enveloppes allouées aux pots et collations ;
•Assurer le suivi administratif des prestations pots ou collations (devis, bons de commandes, contrôle de la facturation des prestataires, contrôle des livraisons) ;
•Rechercher l’optimisation et le contrôle des coûts (qualité/prix des produits, négociations avec les fournisseurs, optimisation des stocks et de la consommation).
Assister le cabinet du Maire dans l’organisation, participer et assurer la supervision des cérémonies protocolaires (armistices, médailles de la ville…). Profils recherchés Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité ; Méthode et organisation ;
Autonomie et réactivité ;
Qualités relationnelles et discrétion ; Aptitude à la négociation ;
Maîtrise des outils informatiques (messagerie, bureautiques) ; Disponibilité et flexibilité ;
Permis B indispensable.