Description du poste
Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires pour assurer la gestion administrative et technique des immeubles.
Être un point de contact privilégié pour les clients et les prestataires, tout en veillant au bon déroulement des opérations courantes.
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil et administratif :
1. Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients et des prestataires.
2. Participer à la gestion administrative des dossiers (classement, archivage, numérisation, mise à jour et en qualité des bases de données [SIGEO, ALTAIX], tenue de tableaux de bord).
3. Gérer les demandes courantes des clients (envoi des documents, demandes d'intervention, transfert des demandes plus complexes vers le gestionnaire, etc.) et leur information (mailings, etc ...).
4. Organisation de réunions (gestion de la disponibilités des participants, réservation de salles, etc...).
5. Gérer les accès immeubles (clés, badges, codes).
Assemblées générales et Conseils syndicaux :
6. Préparer et suivre les convocations des Assemblées Générales, Conseils Syndicaux, Conseils de Gestion, en lien avec le gestionnaire (planning des AG, vérification des relevés de dépenses, collecte de devis et documents, etc..).
7. Assister aux assemblées générales, rédiger les procès-verbaux en séance, faire signer la feuille de présence.
8. Assurer le post assemblée générale (diffusion des procès-verbaux d’assemblées générales, préparation des fiches navette, mise en œuvre de décisions en collaboration avec le gestionnaire, gestion des AR, signature et enregistrement des mandats, etc ...)
Sinistres :
9. Suivre les dossiers sinistres, et les interventions techniques en relation avec les prestataires.
Mutations :
10. Suivre les dossiers de mutation en collaboration avec le gestionnaire.
Pré contentieux et Contentieux :
11. Assurer et suivre la facturation, les paiements et la relance des impayés.
12. Assister le gestionnaire dans la préparation et le suivi des dossiers contentieux (collecte de documents à destination des avocats, des commissaires de justice, etc ...).
Gestion financière :
13. Assister le gestionnaire dans la gestion des budgets et des contrats fournisseurs.
14. Assister le gestionnaire dans la codification des factures.
15. Suivi des dépenses.
Gestion technique :
16. Suivre les travaux et la maintenance en lien avec les gestionnaires et les entreprises prestataires.
17. Assister le suivi des contrôles règlementaires (vérifications techniques périodiques, amiante).
18. Assister le suivi des risques (chutes de hauteur, plans de prévention, etc ...).
Qualifications
Cette opportunité est faite pour vous si…
Vous êtes titulaire d’un Bac+2 de type immobilier ou assistanat.
Vous possédez un grand sens du service et vous êtes doté(e) d’un bon relationnel.
Vous êtes rigoureux(se), vous avez le sens de l’organisation et des priorités.
Informations supplémentaires
Au sein du Groupe Nexity, nous souhaitons offrir une expérience différenciante à l’ensemble de nos collaborateurs. Pour cela, nous vous garantissons :
19. Un impact positif sur le monde qui vous entoure
20. Une évolution dans une entreprise inclusive et loin des clichés
21. Un accès à des opportunités de carrière sur plus de 200 métiers
22. Des formations de pointe pour apprendre à relever tous les défis
23. Des outils digitaux optimisant les conditions de travail, la performance et la qualité de service
24. Une qualité de vie au travail avec divers avantages (Tickets restaurants ou RIE, participation et intéressement, actionnariat salarial, CSE…)
25. Le partage d’un engagement citoyen et sociétal grâce à notre politique RSE et la Fondation Nexity
Convaincue que le capital humain et la diversité des profils sont à la fois une force et la première richesse pour une entreprise engagée, Nexity mène une politique volontariste d’inclusion notamment en matière de recrutement. C’est pourquoi, Nexity promeut et agit concrètement en faveur de la diversité, la mixité et l’équité.
Dans le cadre de sa politique diversité, Nexity étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.
Parce que nos postes sont ouverts à tous les talents, n’attendez plus rejoignez l’#Entreprisedespossibles !
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