Finalité du poste En tant qu'Assistant(e) de direction, vous assistez le Cabinet afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil, etc.), etorganisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous êtes en charge d'assurerle lien entre les demandes extérieures, l'administration et le cabinet. Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez Organisation de la vie professionnelle Assurer le secrétariat (agenda, tri de courriers, accueil téléphonique) Gérer les demandes de rendez-vous en fonction des priorités, sur demande de la Direction de cabinet Rappeler les informations importantes et transmettre les messages Gérer les courriers et les appels téléphoniques et apprécier les urgences téléphoniques ou mails Gérer les invitations et les représentations en l'absence de l'autre assistante de direction Organisation et planification des réunions Réserver les salles en vue des réunions calées par la direction de cabinet Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions Transmettre aux élus les documents et les notes préparées par le Cabinet et les services Gérer la réservation de ressources Suivi des projets Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité, Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi, Accueil et information Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Assister les collaborateurs de cabinet dans les tâches Compétences, qualités requises Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience : Maîtrise des techniques du secrétariat Maitrise des techniques rédactionnels des comptes rendus et des notes de synthèse Très bonne connaissance des outils bureautiques et adaptabilité aux logiciels métiers Connaissance de l'institution et des services Vous faites preuve de rigueur et de discrétion, et recherchez un poste polyvalent demandant un réel esprit d'équipe ? Alors ce poste est fait pour vous, et nous attendons votre candidature avant le 29 mai 2024 !
Experience: Expérience exigée
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