Assistant de direction / adjoint des cadres pour le pôle de coordination "ville-hôpital" h/f

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Valenciennes (CHV) est le deuxième centre hospitalier général de France (classement Le point, 2024), et troisième établissement hospitalier de la région Hauts-de-France, après le CHU de Lille et le CHU d’Amiens.

Il répond aux besoins d’une population de 800 000 habitants et emploie 5 500 agents. Il est le premier employeur du territoire. Son budget est de 550 M€.

Ses activités concernent toutes les spécialités médicales et chirurgicales, à l’exception de la chirurgie des greffes, de la chirurgie cardiaque, et de la radiothérapie. La complexité et l’hyperspécialisation des activités tant médicales que médico-techniques ou logistiques ainsi que les partenariats développés publics et privés, nécessitent la mise en œuvre d’une stratégie de haut niveau.

En outre, l’hôpital de Valenciennes est l’établissement support du groupement hospitalier de territoire du Hainaut-Cambrésis comportant 10 établissements au total. Par ailleurs, le Centre Hospitalier de Valenciennes est en Direction Commune avec le Centre hospitalier de Fourmies, établissement MCO. Son budget est de 50 M€.

Nombre de lits et places : 2 000 dont 1 000 en MCO, 274 en psychiatrie et 201 en SMR et longue durée (111 SMR + 90 longue durée)

Effectifs : 5500 dont 660 personnels médicaux et 4 840 personnels non médicaux dont 3300 professionnels paramédicaux

Budget d’exploitation : 550 M€ ; budget d’investissement : 34 M€


Mission

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

- Chef de pôle par délégation du Directeur Général

Liaisons fonctionnelles :

- DGA référent du pôle,

- Vice Chef de pôle,

- Cadre de santé du pôle

- Directions fonctionnelles,

- Cadres administratifs de pôle,

- Chefs de service du pôle, praticiens hospitaliers, extrahospitaliers

- Cadres de santé unités du pôle,

- Autres pôles du CHV,

- Partenaires extrahospitaliers,

- Instituts de formation, Universités/Ecoles

Missions Générales:

L’assistant de direction est chargé d’apporter un soutien essentiel à la cheffe de pole en optimisant la gestion de celle-ci et en se chargeant de tâches administratives et organisationnelles.

Ses missions principales dans ce champ sont :

Accueil des personnes, prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du chef de pôle, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.

Organisation et préparation de réunions, visites, événements, commissions spécialisées.

Prise de notes, frappe, mise en forme des documents, rédaction de compte rendus, reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Traitement et rédaction de réponse aux courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Suivi de l’ensemble des budgets délégués au pôle, en lien avec le chef de pôle, le cadre de santé, la Direction de la Performance et la Direction Générale, au regard des objectifs contractualisés,

Assister le chef de pôle et le cadre de santé de pôle dans le dialogue de gestion avec les services et les directions fonctionnelles, notamment pour réaliser l’EPRD du pôle et le pilotage médico-économique du pôle en exploitant et suivant les tableaux de bord, analysant les CREA,

En lien avec le cadre de santé, rédaction du plan de formation du pôle ainsi que le suivi de son exécution en lien avec le chef de pôle et le cadre de santé,

La gestion de projets particulièrement sur le volet financier, par la réalisation de business plan, et sur les aspects méthodologiques

Le bon fonctionnement des champs délégués au pôle par les directions des ressources humaines, des ressources médicales et logistiques,

La remontée des informations nécessaires pour l’élaboration des CREA, de la « Base d’Angers", de l’Etude Nationale des Coûts, du retraitement comptable et des autres dossiers en lien avec les directions fonctionnelles,

La validation, en qualité qu’ordonnateur, des commandes, des liquidations des factures, des titres de recettes et des mandats relatifs aux budgets délégués au pôle.

L’assistant de direction est également chargé de planifier et piloter l’organisation logistique et matérielle du site des Chartriers ainsi que d’en assurer son intendance au quotidien.

Ses missions principales sont :

Le pilotage médico-économique du site des Chartriers et du budget du pôle de coordination Ville Hôpital,

La validation, en qualité qu’ordonnateur, des commandes, des liquidations des factures, des titres de recettes et des mandats relatifs aux budgets délégués au pôle et aux Chartriers,

Assister le pôle dans la rédaction, la présentation et l’animation des projets du pôle,

Participer au développement et au renforcement des relations entre le Centre Hospitalier de Valenciennes et les structures de santé en ville,

Assurer le suivi et la mise en œuvre des partenariats et des conventions avec les acteurs de santé de la ville,

Assurer la planification et la programmation des rencontres entre le pôle et les professionnels de santé pour échanger sur les besoins et les projets communs,

La gestion quotidienne du site des Chartriers, la gestion de l’intendance :

oIntendance du quotidien (gestion des livraisons, distribution des courriers, relation avec les prestataires internes et externes qui interviennent sur le site, etc.),

oGestion des conventions d’occupation et facturation des loyers aux libéraux,

oGestion de l’occupation des salles de formation, des salles d’éducation thérapeutique, et de toute autre salle qui serait loué à des partenaires extérieurs,

oAssurer la promotion du site des Chartriers auprès des partenaires extérieurs (visite du site, démarche de location des espaces non utilisés, etc.)

oAssurer la mise à jour en continu des informations mises en ligne sur le site internet dédié,

oÉchanger régulièrement avec les pôles utilisateurs du site des Chartriers,

oS’assurer du respect de l’application du règlement intérieur des Chartriers,

oProgrammer, préparer et animer avec le chef de pôle et le vice-chef de pôle 9 les COPIL annuels des utilisateurs des Chartriers

La gestion des interventions techniques :

oSuivi des interventions : traitement des demandes d'intervention, suivi des réalisations, planification et accompagnement des interventions extérieures,

oGestion de l’attribution des équipements (pc, téléphone, adresse mail, bloc signature, cartes caducée, clé de bureau, …),

oSuivi de la maintenance des équipements et des installations techniques,

oVérification des installations dans les salles et du bon fonctionnement du matériel avant le début des séances,

oSupervision du maintien de la propreté des lieux,

oRéalisation de tâches de manutention occasionnellement (déménagement, inventaires, port de charges, nettoyage de matériels, vestiaires, préparation de salles)


Profil

Compétences professionnelles requises / prévues :

Formation :

oBAC à BAC + 2 dans les domaines de la comptabilité et gestion des organisations ou de la logistique ou de l’administration et gestion des entreprises

oDes formations ou certificats en gestion des stocks, logistique, hygiène hospitalière ou hôtellerie-restauration peuvent être un plus

Expérience : Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement au sein d’un établissement de santé ou d'une administration publique.

Compétences :

oUtiliser et respecter les procédures mises en place

oExcellentes qualités relationnelles

oOrganisation

oSens des responsabilités et de l’anticipation et du travail en équipe

Savoir-être

oRéactivité

oRigueur

oSens de l’initiative

oAutonomie

oRespect des délais

oPolyvalence

oDisponibilité

oDiscrétion

Savoirs

oCapacités à gérer des priorités

oBonnes connaissances dans le domaine de la logistique hospitalière

oConnaissances du fonctionnement hospitalier public

oConnaissances approfondies de l'accueil, du service

oMaîtrise des outils bureautiques

Conditions de travail :

Horaires : Temps plein

Répartition temps travail : 100 % affecté sur le pôle 9

Rémunération : Selon grille indiciaire

Type de contrat : CDD - CDI - TITULAIRE de la FPH

Catégorie : Adjoint des cadres – Catégorie B

Date de prise de poste : 01.09.2025

Nos avantages

•Développement des compétences continu (formations, mobilité interne ...)

•Évolution de carrières et de rémunération

•Crèche/ SELF / Conciergerie / Casiers courses / Parkings réservés au personnel / Billetterie …

À compétences égales, ce poste est également ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap.