En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous contribuez au fonctionnement de deux Directions : la Direction Assurance et Risques et la Direction Organisation et Système d'Information. Vous contribuez à la bonne coordination, la transmission de l'information au sein de chaque Direction.
A ce titre vos missions consisteront à :
Assurer l'assistanat du Directeur
- Gérer le planning, l'agenda électronique et le mails, les trier et les traiter quand cela est possible
- Organiser les déplacements: réservation billetterie, hôtel...,
- Vérifier, contrôler les courriers/factures portés à la signature du Directeur
- Mettre en forme et consolider des présentations Powerpoint ou des tableaux Excel en assurant la mise en page et la recherche d'informations.
- Rédiger les courriers, mails et notes d'information.
- Préparer les dossiers pour les réunions du Directeur et recueillir les informations utiles.
-Traiter les dossiers confiés.
Préparer les instances des deux Directions.
- Établir les ordres du jour des Comités de la Direction.
- Réaliser le support d'animation et constituer si nécessaire le dossier des participants.
- Suivre les points de décision.
- Assurer la rédaction du compte rendu
- Assurer l'interface entre les différentes directions et répondre aux demandes d'information.
Aider au bon fonctionnement de la Direction
- Assurer une parfaite coordination avec les autres assistantes de direction.
- Veiller au bon respect des règles administratives et procédures au sein des deux Directions.
- Dans le cadre des réunions transversales, coordonner les dates de réunion et la bonne diffusion de l'ordre du jour et des documents préparatoires avec les autres assistantes, et assurer l'organisation logistique de la réunion (réservation de salle..)
Suivre le budget
- Participer à l'élaboration du budget, assurer le suivi
- Vérifier et contrôler les factures.
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