Assistant de direction h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines recrute un Assistante de Direction H/F au sein de la Direction Générale Déléguée à l’Investissement et la Performance.

Poste basé à Versailles.

La Direction Générale Déléguée à l’Investissement et la Performance supervise les Directions Générales Adjointes du Pilotage et transformation, des Collèges et infrastructures ainsi que de l’Attractivité et des mobilités.

Cette Direction Générale Déléguée à l’Investissement et la performance assure, en complément, l’encadrement des Directions de l’Attractivité Economique et du Développement de l’Immobilier afin de poursuivre la politique d’investissement du Département en faveur de l’enseignement supérieur et de l’industrie (dont les projets de la SEM Yvelines Développement).

Missions :

En qualité d’Assistant de direction vous êtes un acteur-clé du bon fonctionnement de la Direction Générale Déléguée et de l’institution.

En binôme avec une autre Assistante de direction, vous apportez une aide essentielle au Directeur Général Délégué (DGD) ainsi qu’aux trois directeurs généraux adjoints (DGA).

A ce titre, vous organisez, priorisez et coordonnez la transmission des informations internes et externes, parfois confidentielles et à forte exposition politique, liées au fonctionnement de la DGD.

Enfin vous serez amené à interagir avec le secrétariat de la Direction générale des services et les services du Cabinet et le secrétariat des autres équipes de direction.

ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACTIVITE

1. Apporter un support aux DGD et DGA en termes d’organisation, de gestion, de suivi des dossiers et de leurs échéances
2. Assurer l’accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de l’équipe de DGD et DGA
3. Coordonner et prioriser les réunions et les agendas (planification, ordre du jour, préparation des dossiers, compte rendu, suivi)
4. Assurer la gestion des parapheurs : relecture, enregistrement et suivi des actes
5. Suivre les délibérations de la direction et le rétroplanning, intégration des éléments dans l’application AirsDélib, mise à jour des accès utilisateurs dans l’application
6. Rédiger et mettre en forme de courriers, notes et compte-rendu
7. Prendre des notes, rédiger des comptes rendus et en assurer la diffusion
8. Assurer l’interface entre les directions et les DGD et DGA, et les accompagner dans la définition de leurs besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
9. Classer et archiver les documents.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

10. BAC/BAC assistanat de direction

Expérience :

11. Minimum 5 ans d’expérience en assistanat de direction au sein des collectivités territoriales.

Savoir-faire

12. Maitrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint…)
13. Excellente communication aussi bien écrite qu’orale
14. Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoir-être

15. Qualités relationnelles & Travail en équipe
16. Autonomie
17. Capacité d’alerte et à rendre compte
18. Organisation et priorisation
19. Capacité à transmettre
20. Respect des obligations de confidentialité
21. Représentativité
22. Sens des responsabilités, rigueur

AUTRES INFORMATIONS:

23. Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)
24. Permis B vivement souhaité car vous aurez à effectuer des déplacements dans le
cadre de vos missions. Une voiture de service pourra être utilisée.

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

25. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
26. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
27. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.