L'IRDTS Guyane, établissement sous statut associatif dispensant des formations initiales et continues en travail social, recrute un (e) Assistant/ Assistante de Formation en CDD en remplacement d'un salarié absent.
Votre serez chargé(e) d'effectuer les tâches suivantes :
- Accueil :
- Assurer un accueil physique, téléphonique et numérique des apprenants, intervenants occasionnels, partenaires, prestataires, tutelles, financeurs et instances de contrôle.
- Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès.
- Analyser et transmettre les messages.
- Participer aux journées portes ouvertes de l'établissement et aux différentes manifestations.
- Suivi administratif des formations :
- 1/ Préparation et ouverture de formation :
- Etablir les dossiers administratifs des étudiants, assure leur suivi et archivage
- Elaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours des étudiants (conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
- Renseigner les informations sur le logiciel AURION
- Etablir et assurer la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc).
- Participer à l'ouverture de la formation
- Préparer et participer aux réunions des filières prises en charge
- 2/ Suivi de la formation :
- Effectuer le suivi des présences et transmettre les éléments aux différents financeurs (OPCO, France Travail, Région, etc.)
- Si nécessaire, préparer les conventions de stage en entreprise.
- Préparer les avenants et en assurer la saisie dans AURION
- Organiser les certifications
- 4/ Fin de formation :
- Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
- Gestion financière :
- Elaborer la fiche financière de l'action.
- Assurer la saisie des éléments financiers
- Entretenir les relations avec les partenaires financiers et organismes de contrôle.
- Assurer un rôle de conseil et de support auprès des équipes internes.
Très bonne maitrise des outils bureautiques (pack Office, progiciel de gestion-AURION)
Autonomie, capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, rigueur
Bonne connaissance de l'organisation et de la planification des formations
Sens de l'organisation, respect des délais, sens des priorités
Très bonne communication écrite et orale
Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels
Esprit d'initiative, anticipation, capacité à s'adapter, qualités relationnelles, sens de l'accueil
Confidentialité, discrétion, loyauté
Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence
Ce que nous offrons:
- Salaire statut non cadre et congés selon convention collective 66, Tickets restaurant
- Un milieu de travail dynamique et stimulant
- Type d'emploi : Temps plein, CDD en remplacement d'un salarié absent
C.V. et lettre de motivation à adresser à : r.h.assgrenouillere@gmail.com
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