Gestionnaire de laboratoire f/h (h/f)

Assister les directeurs dans la gestion administrative des entités :

- Accueillir, informer et orienter les visiteurs, en anglais si nécessaire : enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires ;
- Concevoir et diffuser, en accord avec la direction, l'information portant sur l'actualité de la recherche et des laboratoires ;
- Organiser techniquement et administrativement l'accueil des chercheurs, doctorants, stagiaires étrangers, y compris en anglais (un niveau C1 en anglais serait apprécié) ;
- Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) destinées aux responsables et aux membres de la structure (en anglais si nécessaire) ;
- Suivre les publications des laboratoires et en assurer la promotion, la diffusion et la vente ;
- Assurer le relais auprès des maisons d'éditions ;
- Assurer la mise à jour des sites internet dédiés ;
- Préparer les dossiers administratifs des entités ;
- Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre scientifique et administratif ;
- Organiser, en fonction des échéances, les élections internes aux laboratoires (désignation des membres du bureau, de la direction, des représentants des doctorants) ;
- Organiser et alimenter des bases de données ;
- gérer le planning d'utilisation des salles de réunion ;
- Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques, du contrat quinquennal (tableau de bord, rapports, synthèses, bilans) ;
- Vérifier les informations en lien avec la vie de l'unité et contribuer à la relecture des rapports (HCERES, CIOM .) ;
- Mettre en forme les projets de fiche de poste en vue de l'accueil de stagiaires au sein des laboratoires.

Préparation de la gestion financière :

- Gérer les missions sous Notilus (avec réservation des transports et hébergements) dans le respect des marchés publics ;
- Assurer le lien entre les membres de l'unité de recherche et la gestionnaire financière du Pôle APRI ;
- Assure le lien avec les fournisseurs (suivi des BDC et des livraisons), le service facturier et la DAF ;
- Préparer les demandes d'engagement ;
- Aider à la préparation des demandes de subventions, de crédits ;
- Contribuer à la conception et au suivi du budget annuel des laboratoires, en lien avec les directions des laboratoires et du Pôle APRI ;
- Aider à préparer le budget prévisionnel des manifestations en lien avec les enseignants-chercheurs.

Être en appui logistique :

- Organiser les conseils des laboratoires ;
- Organiser les visites des comités d'expertise du HCERES.
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques (salons, colloques, conférences, réunions de travail, ect.) :
- Assurer la promotion de ces manifestations en lien avec les chargés de communication de l'UFR et de l'université ;
- Coorganiser la logistique en lien avec les enseignants-chercheurs en amont et sur place pendant les manifestations ;
- Organiser le séjour et les déplacements des intervenants ;
- Enregistrer les inscriptions ;
- Encadrer les activités des doctorants et des étudiants de Master qui participent à l'organisation matérielle des manifestations ;
- Accompagner la formation doctorale, en lien avec l'école doctorale :
- Organiser les soutenances de thèse : le transport, l'hébergement, la restauration, la réservation de salle et communications, etc ;
- Organiser les séminaires de recherche
- Soutien aux enseignements-chercheurs :
- S'impliquer dans l'organisation des manifestations scientifiques qu'ils initient ;
- Organiser sur le plan matériel les soutenances d'HDR

Experience: 12 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).