Vous aurez un rôle central au sein de l'organisation. Vous avez envie d'apprendre et vous avez l'esprit curieux et réactif. Vous serez accompagné-e au quotidien sur la prise de poste jusqu'à l'autonomie, avec la personne dont vous prendrez une partie de l'activité. Vous êtes aussi en capacité de chercher des informations seul-e.
En plus de des tâches administratives, l'assistant(e) de formation participera à :
- la liaison entre les enseignants, l'équipe pédagogique, les financeurs et les partenaires institutionnels.
- l'organisation de son travail efficacement en ayant à cœur d'aider et de se rendre utile. Ses responsabilités incluront :
- le suivi des financements et de la documentation relative à la formation,
- le respect des procédures d'application,
- le bon déroulement des cours et des formations,
- la satisfaction des stagiaires et des apprenants.
Vos reponsabilités :
Contribuer à la gestion administrative des formations, veiller au respect des règles de formation, organiser et suivre le déroulement des sessions de formation afin d'appuyer le responsable pédagogique ou le coordinateur de formation et garantir :
- le bon déroulement de chaque formation,
- la conformité des formations aux règles des financeurs (CPF, Rannvro, France Travail, OPCO.),
- le respect du référentiel Qualiopi,
- la qualité globale de la formation.
1. Administration et finances
Vous assurez le suivi administratif de chaque stagiaire :
- Inscriptions
- Élaboration et suivi de la documentation (investisseurs, devis préalables, conventions et contrats de formation, certifications)
- Suivi des stages (accompagnement des stagiaires, conventions, bilans)
2. Organisation des formations et suivi des apprenants
Vous coordonnez le déroulement de la formation en lien avec les administrateurs, les financeurs et les formateurs :
- Planification et organisation des formations longues, des sessions hebdomadaires, des stages et des formations spécialisées
- Accompagnement des apprenants tout au long de la formation
- Suivi de la présence des stagiaires et prévention de l'absentéisme
- Coordination du temps avec l'équipe pédagogique et les intervenants externes (calendrier, contrats.)
- Accueil des stagiaires et organisation d'une transition réussie
3. Gestion de la plateforme pédagogique
- Création et gestion des groupes et comptes apprenants et formateurs
- Mise à jour des calendriers et documents publiés sur la plateforme
- Support technique initial
4. Normes de qualité
Vous œuvrez à l'amélioration continue de la qualité de la formation et veillez au respect des normes suivantes :
-Réglementation relative aux investissements publics
-Règlementation Qualiopi
- Structure des rapports et tableaux de suivi
- Préparation aux audits et aux contrôles qualité
- Mise à jour du catalogue de cours et des fiches de programme
Expertise technique
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle et des plateformes numériques (CPF, Région Bretagne, France Travail, marchés publics.)
-Maîtrise de Google Workspace et des outils de collaboration numérique
-Une expérience en gestion de bases de données, LMS ou CRM serait un atout
-Solides compétences rédactionnelles
-Maîtrise du breton et du français (rédaction professionnelle)
Sens de l'organisation
-Capacité à gérer simultanément plusieurs formations aux exigences variées
-Capacité à suivre les formations selon différentes structures, objectifs et calendriers
-Sens des priorités et proactivité / Flexibilité et motivation
Compétences relationnelles :-Souci du bien-être des apprenants / Patience, rigueur et fiabilité /Respect de la confidentialité /Écoute active / Aisance relationnelle
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