Assistant.e de service.s mutualisés dgdi-ddo

Vos missions en quelques mots Secrétariat - Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…). - Réception et envoi du courrier de la direction - Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées - Assurer la gestion des missions dans Portail Missions et dans Oreli Organisation et gestion administrative - Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, … - Contribuer et aider les chef.fe de services, initier les dossiers d’achat à l’aide des devis, renseigner les fiches de liaison, vérification des marchés, le cas échéant, transmission du devis et de la fiche de liaison au service gestion administrative et financière de la DGDI. Assurer l’information des prestations exécutées vis-à-vis de ce service. - Assurer le suivi des menues dépenses et des paiements en carte achat - Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique, …). - Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) de service(s). - Mission RH lors de l’arrivée d’un nouvel agent Communication - Assurer l’interface des services avec les différents acteurs internes et externes par délégation (accueil, transmission, relais d’information, …). - Contribuer à l’organisation de la vie interne des services (accueil des nouveaux arrivants, transmission et rappel d’informations importantes, …). - Elaborer des documents (notes, rapports, procédures, …) et en assurer la diffusion. Profil recherché Savoirs - Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique. - Connaître l’environnement de la recherche et le fonctionnement de l’institut (scientifique, administratif, organisationnel). - Connaître les principes de gestion budgétaire (ressources propres, subventions, FRM,…). - Connaître les process clés RH (calendriers, catégories de personnel,…). Savoir-faire - Maîtriser les techniques de secrétariat. - Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie, partage, mybox) ainsi que les outils spécifiques à l’institut. - Disposer d’un anglais de niveau "utilisateur élémentaire" (A2) à "utilisateur indépendant" (B1) (source : Cadre européen commun de référence pour les langues). - S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service. - Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets. - Prendre des notes et rédiger des comptes rendus. - Mettre en œuvre les techniques de reporting. - Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord. - Mettre en œuvre les techniques budgétaires. - Appliquer les procédures administratives. - Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs. Savoir-être - Etre disponible et à l’écoute. - Etre ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,…). - Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités). - Travailler en équipe. - Etre rigoureux(se). - Respecter la confidentialité. - Faire preuve de créativité et être force de proposition. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Formations générales Langues Anglais Intermédiaire ou de survie Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter laurence.dupre@inria.fr geraldine.trideau@inria.fr