Assistante / assistant administratif - direction des systèmes d'information & du numérique

Assistante / Assistant administratif - Direction des Systèmes d'Information & du Numérique

Missions

Présentation de la Collectivité :

🌱Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ❓

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Votre rôle :

Au sein de la Direction des Systèmes d’Information & du Numérique, vous occuperez un poste clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel du pôle. En étroite collaboration avec les agents de la direction, vous serez le relais de l'information, le soutien logistique et administratif indispensable à la coordination des activités du service.

Missions :

Accueil :

1. Réceptionne, filtre et oriente les appels, donne une information de premier niveau et effectue les relances.
2. Assure l’accueil physique du public. Gère le planning du directeur de pôle et la prise des rendez-vous. Planifie et organise les réunions.
3. Rédige les comptes-rendus et synthèses de réunions ainsi que différents courriers et documents du pôle.
4. Réceptionne, trie et enregistre le courrier dématérialisé, peut répondre à des courriers administratifs.
5. Assure le classement et l’archivage de divers dossiers et documents.
6. Suit et gère administrativement les congés et absences de la Direction, transmet les informations au service des Ressources Humaines.

Participation aux projets du service :

7. Prend en charge différents dossiers et études, crée et suit des tableaux de bord sur l’activité du pôle.
8. Peut être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux impliquant le pôle, se montre force de proposition et met en œuvre les décisions.
9. Etablit des outils et des études d’aide à la décision (statistiques, bilans…), évalue son activité et propose des solutions d’amélioration.

Gestion financière et budgétaire :

10. Participe à la préparation à la saisie et au suivi du budget.
11. Recense et analyse les besoins en fournitures. Recherche des fournisseurs, analyse différents devis.
12. Rédige des bons de commande et d’intervention, suit les commandes et assure le traitement des factures. Peut effectuer des transferts.
13. Assure l’interface avec les services financiers et gère les éventuels litiges.

Gestion logistique :

14. Suit les stocks de fournitures. Réceptionne et contrôle les livraisons, assure le rangement et la saisie sur le logiciel de gestion des immobilisations.
15. Décharge le directeur de pôle sur l’ensemble des aspects pratiques et logistiques de sa fonction (relations fournisseurs, suivi des travaux…).

Communication :

16. Assure la transmission de l’information dans le pôle et joue un rôle de relais et de conseil auprès des agents.
17. Assure un reporting régulier auprès de la hiérarchie et fait remonter les problèmes à bon escient.

Polyvalence : Peut être associé à d’autres activités en fonction des besoins et des nécessités du pôle (recensement de la population…).

Profil

18. Formation administrative ou expérience significative dans un poste similaire
19. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion administrative
20. Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
21. Discrétion professionnelle et excellent relationnel
22. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser
23. Esprit d’initiative, sens du service et du travail en équipe