Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Sous l'autorité de la direction ou de la coordination, l'assistant(e) administratif(ve) assure
le secrétariat courant, la gestion administrative des salariés en insertion et la relation avec
les adhérents. Il/Elle contribue à la fluidité de la gestion interne et au respect des
obligations conventionnelles de l'atelier chantier d'insertion (ACI).
II. ACTIVITÉS PRINCIPALES (Selon référentiel ACI)
1. Secrétariat Classique et Accueil
- Assurer l'accueil téléphonique et la réception des messages.
- Traiter, orienter et archiver les flux d'informations (courriers postaux, emails).
- Réaliser la saisie, la mise en forme et le classement de documents administratifs.
- Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers.

2. Gestion Administrative du Personnel / RH
- Réaliser les formalités d'embauche : DPAE, création et mise à jour des dossiers
candidats sur l'outil SILESA.
- Rédiger les contrats de travail (CDDI et permanents), les avenants et assurer leur
suivi.
- Assurer le suivi du temps de travail : contrôle des fiches de présence, saisie des
retards et absences.
- Préparer les éléments variables de paie pour transmission au service comptable.

3. Gestion de la Relation Adhérents et Logistique
- Gérer les circuits hebdomadaires de distribution et les lieux de dépôt.
- Élaborer et diffuser les supports de communication (ex: Feuille de choux).
- Assurer le suivi administratif et le pointage des règlements des adhérents.

4. Appui à la Gestion Comptable et Financière
- Effectuer les achats courants et réguliers de la structure.
- Contrôler la conformité des factures d'achats avec les bons de commande et de
livraison.
- Procéder à l'enregistrement des pièces comptables et au classement des
justificatifs (120 h/an).
- Participer à la constitution des dossiers de demande de subventions (Département,
Région, État)