Agent polyvalent administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Activités de bases accueil :

•Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et autres
•Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques
•Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
•Renseigner et orienter au mieux les administrés
•Maintenir l’espace accueil
•Gestion des conflits
•Diffusion des informations au public et aux services concernés
•Diffusion et actualisation des documents par affichage (Panneau Lumineux- Tableau extérieur- Intérieur)
•Gestions des mails (identifier la demande, le degré d’urgence et le suivi au sein des divers services)
•Agenda des réunions sur Outlook et Planning
•Gestion des courriers arrivée et départ (enregistrement, numérisation, photocopie et affranchissement)
•Préparation et mise en validation de documents divers
•Rédaction de courrier divers et mis sous pli.
•Gérer les demandes de la population, conseiller et assister dans leurs démarchés administratives et sociales
(Délivrance d’attestation de résidence, de départ, certificat de vie, attestations d’accueil, inscriptions scolaires, ..)
•Saisie sur tableaux de données
•Inscriptions sur les listes électorales
•Classement et archivage
•Gestion des commandes de fournitures administratives, produits d’entretien, de pharmacie, des consommables photocopieurs et machine à affranchir.
•Suivi des stocks et gestion des besoins de fournitures administratives, de pharmacie, des consommables photocopieurs et machine à affranchir.
•Réception des livraisons. Missions / conditions d'exercice Activités Urbanisme :

•Réception et saisie des dossiers urbanisme via NEXT ADS et papier pour transmission à l’agglo : CU-DIA-DP-PC-PA-TRANSFERTS DE PC…
•Création du dossier physique (suivi/tenue/classement/archivage/envoi légalité/envoi DGFIP)
•Tenue du registre des actes (classeur bleu)
•Relation pétitionnaire-agglo (ajouts pièces complémentaires ou modificatives, envoi des arrêtés opposition et non opposition, mails accords tacites)
•Tenue de l’affichage des PC-DP : dépôt-accords-refus



Activités Assistanat Administratif auprès des services communaux :

•Aide ponctuelle à la DGS pour secrétariat divers.
•Aide ponctuelle administrative auprès de l’ensemble des services communaux
•Rédaction et mise en forme de documents
•Saisie et mise à jour des bases de données
•Archivage physique et numérique des documents Profils recherchés •Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
•Bonne maîtrise de la rédaction administrative
•Capacité à organiser et à gérer les priorités
•Bonne présentation générale et un langage adapté selon les interlocuteurs
•Rigueur et organisation
•Discrétion et respect de la confidentialité
•Polyvalence et capacité d’adaptation
•Esprit d’équipe et bon relationnel