Assistant pédagogique et de direction - ecole du climat h/f

Description de la mission

Assistanat pédagogique (50 %)

Participation à la gestion des programmes et au suivi des enseignantes, enseignants et étudiants.

- Relations avec les enseignants

1. Accueil et information (mail/téléphone), mise à jour de lannuaire ;
2. Réservation des salles, organisation du calendrier annuel et des réunions de rentrée ;
3. Mise à disposition du matériel pédagogique ;
4. Préparation et suivi des enseignements, gestion des évaluations par les étudiants ;
5. Organisation de la notation en ligne des contrôles continus avec les services centraux.

- Relations avec les étudiants

6. Accueil, information et accompagnement ;
7. Organisation des élections des délégués ;
8. Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notes et de lassiduité, participation aux jurys ;
9. Appui à la responsable pédagogique : statistiques, tableaux de bord, prérentrée, visites de terrain et voyages détude.

- Coordination avec léquipe de la scolarité

10. Création et paramétrage des unités pédagogiques dans Banner ; élaboration et envoi des grilles horaires ; collecte des besoins pédagogiques ;
11. Collecte, mise en forme et diffusion des programmes (reprographie, mise en ligne) ;
12. Mise à jour des coordonnées des enseignantes et enseignants dans Banner ; préparation des courriers de recrutement ;
13. Suivi des inscriptions pédagogiques, organisation de rattrapages, suivi de lassiduité et des paiements enseignants ;
14. Préparation des examens intermédiaires et contribution aux opérations de fin de semestre : examens, copies, notations, assiduité, évaluations, jurys.

Assistanat de direction (50 %)

Soutien à l'équipe de la direction (Doyenne, Vice-doyen et Directrice exécutive)

- Faciliter l'organisation et gestion

15. Gestion des agendas, échéances, réunions, déplacements et missions nationales et internationales ; préparation de dossiers ;
16. Interface avec les interlocuteurs internes et externes ;
17. Préparation et suivi des réunions avec les autres assistants de direction ;
18. Gestion du courrier et des déplacements de la Direction;
19. Production et suivi doutils daide à la décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques);
20. Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs;
21. Suivi budgétaire (factures, notes de frais) en lien avec la cellule dappui au pilotage;
22. Mise en page de documents, rédaction de courriers, commandes de matériel et fournitures;
23. Soutien logistique : classement, archivage, gestion de dossiers spécifiques;
24. Encadrement de lintégration des nouveaux collaborateurs de la Direction.

- Soutien à léquipe et coordination interne

25. Contribution à la coordination, cohésion et animation de léquipe;
26. Appui à la professionnalisation de léquipe (transmission dexpertise);
27. Relais de communication interne (montante et descendante).

Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris (7ème).

Profil

Profil

- De formation supérieure de niveau Bac + 2, vous bénéficiez dexpériences significatives réussies (4 à 8 ans) des métiers de lassistanat, et si possible dans une activité/environnement similaire

- Une bonne connaissance de Sciences Po, du projet éducatif et de recherche ainsi que des systèmes universitaires nationaux et internationaux serait appréciée, ainsi qu'une connaissance de la scolarité, de lorganisation et des procédures de lInstitution

- Maîtrise de langlais indispensable

- Outils bureautiques/web et logiciels métier (word, excel, messageries électroniques, connaissance de banner ou d'autres outils de gestion de la scolarité)

- Gestion budgétaire - facilité à manipuler les chiffres

- Capacités rédactionnelles

- Capacité à communiquer, aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés, sens de la diplomatie

- Sens du service et esprit déquipe

- Capacité à passer rapidement dune tâche à une autre Grande polyvalence

- Sens de la confidentialité

- Réactivité, rigueur, qualités dorganisation, de méthode et sens du reporting

- Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul(e) ou en équipe.

Avantages

- Télétravail 1 journée par semaine
- Rémunération fixe sur 12 mois
- 40 jours ouvrés de congés payés par an
- Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
- Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable ( /an)
- Titres Restaurant
- Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
- Offre sociale et culturelle du CSE.


Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.