La mission :
Vous êtes rattaché(e) à la directrice générale. Polyvalent(e), vous prenez en charge des missions très variées.
Vous mobilisez vos compétences pour soulager votre supérieur hiérarchique de taches organisationnelles et administratives et, de manière générale, vous l'assistez et jouez le rôle d'interface dans tous les aspects de son travail et ceci pour lui faire gagner en temps et soutenir son efficacité.
Pour se faire, vous avez notamment les missions suivantes :
- Vous gérez et priorisez les appels, les courriers et les mails tout en organisant l'agenda et le classement.
- Vous planifiez et organisez les accueils, les rendez-vous, les déplacements et les réunions dont vous faites la préparation, les comptes rendus et la diffusion en étroite collaboration avec votre N+1.
- Vous préparez, relisez, rédigez les dossiers, les courriers, les documents de référence, les invitations et vous vous chargez de leur diffusion soit en interne soit en externe pour le compte du Siège.
- Vous tenez à jour et diffusez les tableaux de bord nécessaires à l'activité de la direction générale.
- Vous assurez les relances nécessaires.
- Vous assurez le classement, l'archivage et les affichages du Siège.
- Vous assurez l'ensemble des commandes, devis et réceptions pour le Siège ; par la même, vous gérer les fournisseurs et les prestataires du Siège.
- Vous êtres chargé de la communication interne et externe notamment vous gérez le site Web, l'intranet, les actualités, .
- Vous gérez le répertoire du Siège de l'Association.
- Vous travaillez en étroite collaboration avec les fonctions supports du Siège.
Les compétences attendues :
Avoir une bonne présentation et une aisance relationnelle.
Avoir un état d'esprit positif.
Apprécier le travail en équipe.
Avoir de la méthode, de l'organisation et des qualités de rédaction.
Avoir le sens des priorités.
Faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, d'une grande capacité d'adaptation, de résistance au stress et à la pression.
Maîtriser parfaitement tous les supports de communication et bureautiques.
Le diplôme et l'expérience requis :
Licence en management des organisations, avec une spécialité Assistant de Manager ayant une expérience dans la fonction de 5 ans minimum ;
BTS assistant de manager ou BTS assistant de gestion de PME-PMI ou DUT gestion des entreprises et des administrations option petites et moyennes organisations ayant une expérience confirmée dans la fonction d'au moins 10 ans.
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