Responsable administratif·ve du département marketing vente

À propos de nous

L’ IAE Lille University School of Management, au sein de l’Université de Lille recrute pour son Département Marketing Vente (MV) un·e Responsable administratif·ve.

Au sein de l’IAE Lille, vous intégrerez un service dynamique et collaboratif, engagé dans l’accompagnement pédagogique et administratif de 2 parcours de Licence et 5 parcours de Master. Vous contribuez au bon fonctionnement du pôle en coordination avec les équipes enseignantes et administratives.


Mission

📍 Campus : 104 Avenue du Peuple Belge, 59000 Lille
📄 Type de contrat : CDD de 3 ans renouvelable – catégorie A-ASI

🎯 La mission

En tant que Référent·e de pôle, vous coordonnez et animez les activités administratives du département :

* Vous encadrez et accompagnez 6 gestionnaires de l’offre de formation, assurant la continuité des services et la qualité administrative.

* Vous êtes référent·e administratif·ve et handicap du pôle, en lien avec le service de la vie étudiante.

* Vous accueillez et informez les enseignants vacataires sur le fonctionnement du service et les procédures en vigueur.

* Vous participez, au nom du pôle et en lien avec le service communication, à l’organisation de :

o 📌 Réunions de rentrée

o 📌 Journée portes ouvertes

o 📌 Salons et événements pédagogiques

Vos principales responsabilités incluent :

* Coordination des examens : gestion des salles et des surveillants

* Délibérations et listes de diplômes

* Archivage des dossiers étudiants et PV d’examens

* Gestion des déclarations de services prévisionnels et faits des enseignants

* Modération et organisation de la gestion des salles

Vous assurez également la gestion hiérarchique et administrative du pôle :

* Gestion des présences et congés des gestionnaires

* Formation de premier niveau des gestionnaires

* Entretiens professionnels

* Logistique, suivi budgétaire et coordination avec les services transversaux


Profil

Pour réussir dans ce poste, vous êtes :

* Titulaire d’un Bac +2 minimum pour les agents contractuels, formation souhaitée : secrétariat ou gestion administrative

* Maîtrisant les logiciels spécifiques à l’activité : APOGEE, E-Candidat, ADE

* Capable de gérer votre activité dans un cadre complexe, de rendre compte et de communiquer avec pédagogie

* Organisé·e, réactif·ve et doté·e d’un excellent sens relationnel

Vous savez également :

* Accueillir et renseigner différents publics

* Mettre en œuvre des procédures et respecter les règles administratives

* Travailler en équipe et gérer la coordination entre différents interlocuteurs

* Préparer et suivre des comptes financiers et des budgets de formation



📝 Candidature
Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie ASI ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

📅 Date limite de dépôt des candidatures : 30 mars 2026