Missions principales
Rattaché(e) à la Direction, la Secrétaire administrative assure la gestion administrative, et comptable
de la Fédération et le secrétariat de groupes de travail.
Elle contribue activement au bon fonctionnement de la Fédération et au service rendu aux entreprises
adhérentes.
1. Organisation et suivi des groupes de travail
• Planifier, organiser et coordonner les réunions (convocations, ordre du jour, logistique, visio
ou présentiel).
• Assurer la rédaction, mise en forme et diffusion des comptes rendus et relevés de décisions.
• Suivre la mise en oeuvre des actions décidées en réunion.
• Maintenir à jour les listes de diffusion et les plannings des groupes de travail.
• Assurer l’interface entre les adhérents, les experts, les instances de la Fédération et la
direction.
2. Gestion administrative et appui à la direction
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, notes, courriers et rapports.
• Gérer les agendas, courriels et déplacements des responsables.
• Participer à la préparation des réunions statutaires (Conseil d’administration, Assemblée
générale, Bureau).
• Mettre à jour les tableaux de bord administratifs et les bases adhérents.
3. Suivi comptable et gestion courante
• Assurer la saisie et le suivi des factures, bons de commande, règlements et relances.
• Gérer les cotisations adhérents (suivi des paiements, relances, rapprochements).
• Préparer les éléments comptables pour le cabinet externe ou le trésorier.
• Gérer les notes de frais et suivre les conventions de prestations.
4. Soutien à la vie fédérale et à la communication interne
• Participer à la préparation des événements fédéraux (séminaires, conférences, assemblées,
salons).
• Diffuser les informations aux adhérents (convocations, newsletters internes, documents de
travail).
• Contribuer à la valorisation des activités des groupes de travail (synthèses, bilans, documents
de communication interne).
• Être un relais d’information et de coordination au sein de l’équipe.
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