Assistante de direction h/f (h/f)

Référence 19096 Odontologie

RÉSUMÉ DU POSTE
Sous l'autorité du doyen, de la cheffe des services administratifs et de la cheffe des services administratifs adjointe, l'assistante de direction assure l'ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement du secrétariat de la Direction.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Accueil téléphonique et physique des personnels administratifs, des enseignants, des étudiants et du public extérieur ;
- Traitement des courriers postaux et électroniques ;
- Filtrer les appels téléphoniques ;
- Gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions ;
- Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services : gérer les demandes de mise en signature des différents services et du laboratoire par mail et papier avec la création de bordereaux de signature.
- Saisir et mettre en forme divers documents ;
- Veille, traitement et diffusion des informations internes et externes ;
- Organiser les réunions en présentiel ou zoom, les instances locales et les convocations ;
- Rédiger les comptes-rendus ;
- Gestion logistique (commandes fournitures, réservations déplacements, réservations salles) ;
- Demandes de devis de prestataires, vérifier la conformité des livraisons, services faits des prestations à réaliser ;
- Organiser et préparer la logistique des réunions et événements ;
- Gestion de l'archivage de la Direction ;
- Établir les courriers d'autorisations d'exercices des étudiants et envoi aux conseils de l'ordre
- Gestion des locations de salles, assurer le suivi administratif des conventions, demandes de devis
- Organiser, envoi des convocations de la commission CESP et assurer le suivi des lauréats
- Participer aux élections locales de l'UFR ;

Conditions particulières d'exercice
Outils : Outlook, Zoom, Nextcloud, ADE, Pack Office (Word, Excel, Powerpoint), HELP, Evento, Lyreco

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances :
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Connaissance organisationnelles, fonctionnement et activité de l'enseignement supérieur et des études de santé.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
- Accueil des interlocuteurs ;
- Assurer la transmission des informations en interne et externe ;
- Organiser et planifier les réunions/ conseils ;
- Traiter l'information (collecte, classement, mise à jour) ;
- Rédiger et mettre en forme les courriers, documents ;
- Savoir informer et rendre compte ;
- Évaluer et hiérarchiser les besoins.

Savoir-être - Compétences comportementales :
- Travailler en équipe ;
- Polyvalence et autonomie de travail ;
- Discrétion ;
- Sens du relationnel ;
- Capacité d'anticipation ;
- Force de proposition.
- Gestion du stress
- Savoir organiser et prioriser ses missions selon les contraintes et les échéances