En tant qu’Assistant de Service H/F, vous avez pour mission d’intervenir en support administratif auprès du Chef de Service et d’une équipe d’environ 15 collaborateurs.
Vous serez notamment chargé(e) de :
* Assurer les activités classiques de secrétariat : gestion des agendas, organisation des réunions/séminaires, accueil téléphonique, gestion des courriers et des messages électroniques, relecture et mise en forme des documents issus du laboratoire…;
* Diffuser les rapports, notes techniques, documents divers;
* Gérer les différentes étapes des demandes d’achats et commandes;
* Apporter une assistance dans la préparation des missions et le suivi des remboursements;
* Accueillir les visiteurs (avis rendez-vous, logement, transport si nécessaire);
* Participer à l’organisation de réunions, meeting, conférences…;
* Constituer les dossiers administratifs des stagiaires, thésards, et autres collaborateurs français ou/et étrangers;
* Assurer la gestion documentaire du laboratoire (archivage informatique des documents administratifs et scientifiques : zones intranet en partage, bases documentaires, GED…);
* Assurer l'interface avec les secrétariats des 5 laboratoires du service, animer cette équipe 2 fois par an pour partager, homogénéiser et améliorer les pratiques;
* Assurer la gestion de l'interface avec le secrétariat de l'échelon direction du Département.
Pour cela, vous agissez en interaction avec les collaborateurs des différents laboratoires, la ligne managériale, les assistants du département et les interlocuteurs externes (direction, services fonctionnels, fournisseurs, clients, etc..).
Afin de garantir la continuité de service, vous êtes amené(e) à remplacer les autres assistant(e)s (laboratoires et direction du Département) en cas d’absence, en particulier durant les périodes de congés.
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