Secrétaire du maire et des elus

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Veiller à l’accueil téléphonique du secrétariat de M. Le Maire, des Elus et du service de la communication.
Accueillir le public et prendre les rendez-vous.
Organiser divers rendez-vous pour le Maire et ses Elus, notamment des rendez-vous ministériels, ce qui nécessite beaucoup de patience.
Assurer la mise à jour de l’annuaire interne de la Ville.
Participer à la mise à disposition de la salle du Conseil Municipal et à sa préparation pour les municipalités.
Gérer les différentes invitations reçues au Cabinet pour le Maire et les Elus.
Gérer le planning des astreintes Ville des Elus.
Assurer la composition des bureaux de vote pour les élections.
Assister la Directrice de Cabinet dans ses tâches administratives.
Organiser les différentes cérémonies protocolaires liées au Cabinet du Maire.
Assurer des permanences du Maire.
Suivre le budget du Cabinet et la gestion de la régie d’avance.
Saisir des bons de commande et valider des factures.
Rédiger et suivre les courriers du service.
Gérer les agendas électroniques du Maire et des Elus.
Mettre à jour régulièrement le logiciel de contacts KOLOK.
Participer aux réunions publiques. Missions / conditions d'exercice Organisation des différentes cérémonies protocolaires liées au Cabinet du Maire
Tenue des permanences du Maire
Suivi du budget du cabinet et gestion de la régie d’avance
Saisie des bons de commande et des validations de factures
Organisation de rendez-vous, réunions pour le Cabinet du Maire et du Président
Rédaction et suivi des courriers du service
Gestion des agendas électroniques du Maire et des Elus
Participation aux réunions publiques
Préparation de la salle du Conseil Municipal pour les municipalités Profils recherchés Formation : Bac +2
Expérience : Expérience souhaitée dans le secrétariat.
Compétences techniques :
Qualité rédactionnelle (courrier, note…) et connaissance de l’outil informatique
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Aptitude à la gestion administrative.

Qualités requises :
Rigueur, autonomie et organisation.
Sens du service public et de la confidentialité.
Bon relationnel et diplomatie.