Raison d'être du poste
Assister les responsables en matière de gestion du Bureau des Aides Financières, de façon méthodique et proactive par une organisation fiable, structurée et réactive.
Missions principales
1. Gérer le planning des Responsables de secteur et de la Cheffe de bureau, leurs rencontres et contacts avec la Direction, la Chefferie de service, les Responsables de territoire, les Responsables de circonscription, ainsi que leur(s) adjoint(s) si nécessaire, ainsi que les partenaires externes dans le cadre des actions et projets communs, sur le plan organisationnel.
2. Assurer laccueil téléphonique fonctionnel des encadrants en lien avec les partenaires internes et externes, la prise en compte et le suivi de certains sujets RH de léquipe (suivi des arrêts maladie, de la réalisation de la campagne des EPA) avec réorientation interne si besoin (médecin préventive, gestionnaire-carrière), le filtrage des communications si nécessaire, la prise de messages.
3. Assurer le secrétariat de léquipe : gestion du planning de tâches de léquipe, recensement des demandes dabsences sur loutil interne en tant que gestionnaire CHRONOS GTA, les congés prévisionnels de léquipe pour validation des responsables.
4. Organiser des réunions et réserver des salles, puis rédiger des comptes rendus pour diffusion interne ou externe.
5. Gérer et suivre les courriers à larrivée, notamment dans le cadre des recours.
6. Rédiger et mettre en forme des notes, procédures internes, règlements intérieurs, courriers simples et documents (participation à la rédaction de rapports, du bilan dactivité).
Profil
Niveau d'études : V
Diplômes requis : Formation de secrétariat
Informations complémentaires
À partir de janvier, le Département sinstallera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment % inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
Un nouvel environnement de travail à limage des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !
Tous nos postes sont handi-accessibles.
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