Office manager

Descriptif du poste Nous recrutons un(e) Office Manager pour prendre en charge le bon fonctionnement administratif, technique et opérationnel de notre structure. Vous travaillerez en lien direct avec le fondateur, 2 à 3 jours par semaine à Paris Saint-Lazare, et le reste du temps sur nos centres dans les Yvelines. Vous serez un vrai couteau suisse : un jour vous gérez un prestataire de maintenance à Maurepas, le lendemain vous préparez les variables de paie ou assurez la présence sur site en remplacement d’un commercial. C’est un poste fait pour quelqu’un qui aime la variété, l’autonomie, et qui se sent bien dans une PME où chaque personne compte vraiment. Vos missions Administration générale Gérer les démarches administratives courantes : formalités légales, relation avec les administrations, assurances, abonnements, contrats Pré-comptabilité : collecter, classer et archiver les factures fournisseurs. Reporter les dépenses dans nos outils de suivi des budgets et travaux Participer à la préparation de la paie et mettre à jour les dossiers du personnel. Gérer les annonces de recrutement, trier les candidatures et organiser les entretiens Facilities & gestion des prestataires Gérer les interventions de maintenance préventive et corrective sur nos centres : désenfumage, SSI, extincteurs, portes, nettoyage, climatisation, etc. Demander des devis, planifier les interventions et en assurer le suivi Assurer la traçabilité des documents réglementaires (PV, attestations, contrôles périodiques) Présence et support sur nos centres Assurer la présence sur site (Maurepas, Bois d’Arcy, Orgeval) en cas d’absence des commerciaux Accueillir les clients, répondre aux appels en débordement et traiter les demandes simples Contribuer à la qualité d’accueil et à la satisfaction client Support aux nouveaux projets Gérer les démarches administratives liées aux ouvertures de nouveaux centres : raccordements, autorisations, mairie, concessionnaires Suivre les dossiers avec les services publics et intervenants extérieurs Mettre à jour les fichiers de suivi des travaux et des prestataires Profil recherché Expérience de 3 à 7 ans sur un poste similaire (office manager, assistant(e) de direction, gestionnaire administratif) À l’aise avec la polyvalence : vous passez sans difficulté d’un sujet administratif à de la gestion de prestataires Organisé(e), rigoureux(se), autonome — vous aimez que les choses soient bien faites À l’aise avec les outils bureautiques et digitaux (Google Drive, Excel, outils de gestion) Bon relationnel : vous savez interagir avec des prestataires, des administrations et des clients Habitant(e) idéalement dans l’ouest parisien ou les Yvelines — véhiculé(e) et mobile sur les 3 sites Une sensibilité pour l’immobilier, le bâtiment ou les services de proximité est un plus Véhicule indispensable pour les déplacements sur nos 3 sites Ce qu'on offre CDI temps plein Bureau à Paris Saint-Lazare (2 min. à pied) centres modernes dans les Yvelines Une vraie autonomie dans un environnement qui bouge Une équipe soudée et bienveillante Une rémunération de 28 000 € à 35 000 € brut annuel fixe bonus annuel Tickets restaurant de 10€ par jour travaillé, mutuelle (Alan), remboursement de 50% du pass Navigo, retraite complémentaire, prévoyance Déroulement des entretiens Envoyer votre CV et un paragraphe de motivation Appel de screening de 20 minutes Entretien d’une heure avec notre fondateur Matthieu Rencontrer du reste de l’équipe et visite d’un de nos contres de stockage