Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction, en collaboration étroite avec la seconde assistante, en garantissant la continuité et la qualité du soutien administratif. Apporter un appui à la direction dans l’organisation quotidienne, la gestion des agendas, la communication interne et externe, l’accueil des interlocuteurs, ainsi que le classement et le suivi des dossiers. Participer activement à la préparation des réunions, à la rédaction de notes et comptes rendus, et à la coordination des informations au sein des services. Missions : Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction, orienter les interlocuteurs et gérer les demandes entrantes. Gérer l’agenda et l’organisation des réunions du directeur et de son adjoint, en coordonnant les rendez-vous et la logistique associée. Préparer et suivre les dossiers de réunions (fiches communales, historiques, plans, fonds techniques) ainsi que les fiches DGS/Cabinet/PCD, en assurant les relances auprès des services concernés. Assurer le suivi de la GRC et des correspondances : réception et traitement des courriels, mise en forme et envoi des réponses, suivi des tableaux de bord et relances des services. Participer aux tâches générales de secrétariat et à la gestion administrative : traitement, classement, archivage, suivi des rapports et délibérations sur AIRSDélib, et gestion des indicateurs d’activité.
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