Groupe RIFSEEP: 2
Quotité de travail : 100%.
Vos activités principales:
accueil physique et téléphonique:
* assurer l’accueil physique afin d’apporter au public une réponse adaptée, renseigner les usagers sur les procédures et leur remettre les fiches et imprimés nécessaires à leurs démarches, les orienter vers le service compétent, promouvoir les offres de service existantes (point d’accueil numérique, Maisons France Service….)
réceptionner les appels téléphoniques, analyser les demandes et orienter les usagers, transférer les appels aux services compétents
* assurer les missions accueil/standard sur du multi-sites: PREF, DDTM, DDPP et DDETS
* participer à la mise à jour de la documentation utile aux fonctions d’accueil/standard
* faciliter la prise en charge des personnes à mobilité réduite se présentant à l’accueil
le cas échéant, formation et accompagnement d’un agent contractuel en renfort ponctuel à l’accueil
* Appliquer les engagements des démarches qualité relatives à l’accueil physique et téléphonique (QUALI ATE, Services Publics Plus)
* Assurer la création de comptes pour le service des armes en Préfecture
venir ponctuellement en appui :
* au bureau courrier (tri, affranchissement, gestion de boîtes mails) et au standard téléphonique de la Préfecture
* au service logistique sur les différents sites du périmètre ATE (PREF et DDI), notamment pour porter des fournitures
* au SIDPC (notamment pour l’approvisionnement en nourriture lors de l’activation du COD)
* s’organiser avec l’équipe d’agents d’accueil polyvalents afind’assurer une continuité de service (notamment la pause méridienne, les périodes de congés, etc)
Votre environnement professionnel:
le bureau accueil/standard/courrier du service logistique a en charge, pour l’ensemble des services bénéficiaires dans le Gard (PREF, DDPP,DDETS, DDTM), les missions suivantes:
* organisation & gestion de l’accueil physique des visiteurs
* organisation & gestion des standards
* organisation et gestion du courrier (papier et électronique) et de la tournée de liaison entre les différents sites
* gestion et suivi de l’envoi de colis
Activités du service
Le SGCD a un caractère interministériel. Il assure, pour le compte des services bénéficiaires dans le département, la gestion des fonctions supports: RH, budgets, immobilier, informatique, logistique
Le pôle logistique a la charge de l’organisation, la mise en œuvre et le suivi des missions liées au fonctionnement courant des services bénéficiaires dans le Gard: accueil, standard, courrier, achats des fournitures de bureaux, achat du mobilier et autres fournitures, gestion du parc automobile, gestion des archives, de l’inventaire mobilier
Composition et effectifs du service
20 agents dont 1 A+ chef de service, 1 B adjoint chef de service et chef de bureau, 18 agents accueil/standard/courrier, logistique
Liaisons hiérarchiques
N+1: adjoint chef de service,chef bureau accueil/standard/courrier
N+2: chef du service logistique
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