Dans le cadre d'une suppléance et en votre qualité de secrétaire de division vous aurez la gestion du secrétariat de la division des examens et concours. Veuillez trouver l'ensemble des missions que vous aurez à réaliser :
Secrétariat
-Accueil physique et téléphonique des usagers,
-Réception, tri et envoi du courrier postal,
-Gestion du courrier électronique entrant et sortant,
-Gestion de l'agenda de la cheffe de division,
-Mise en ligne des circulaires dans le répertoire académique,
-Saisie et mise en forme de tous les types de courriers et mise à jour de divers documents (annuaire, organigramme, tableau des congés.),
-Traitement des demandes relatives à la reconnaissance d'un titre ou d'un diplôme,
-Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
Finances
-Réalisation et suivi des commandes et suivi de la facturation (repas, fournitures, achats de biens ou services, .),
-Traitement des commandes de billets de train et de nuits d'hôtel en relation avec l'agence Amplitudes,
-Gestion des subventions de la matière d'œuvre,
-Gestion des subventions liées à l'accueil de concours en lycée,
-Mise à jour du tableau de suivi des dépenses de la division,
-Convocations et paiement des frais de rémunération et de déplacement des enseignants EPS,
-Gestion des stocks de fournitures et de papeterie d'examens et concours,
-Elaboration des attestations Pôle Emploi, des certificats d'exercice, des attestations de l'employeur et de cessation de cotisations Ircantec concernant les vacataires.
Diplôme de Compétence Langue
- Elaboration des arrêtés de constitution de jury, des convocations des examinateurs et des membres du jury,
-Edition et envoi des diplômes aux candidats.
Conditions particulières d'exercice :
Lieu d'exercice : Rectorat de l'académie de Reims
Quotité: 100%
Date de début: Dès que possible
Processus de recrutement : une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat.
Contraintes particulières de travail :
-Rigueur et sens de l'organisation indispensables,
-Respect des procédures et des calendriers,
-Capacité à rester concentrée, malgré de nombreuses interruptions,
-Travail pouvant connaître des périodes d'activité plus intenses.
Profil recherché :
Savoir-faire :
Connaître les règles administratives et les procédures de communication administratives
Connaître l'environnement professionnel
Savoir utiliser les outils bureautiques
Savoir utiliser les applications informatiques
Savoir être :
Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
Être autonome, tout en disposant d'un esprit d'équipe
Traiter et faciliter la circulation de l'information
Avoir le sens de la communication
Savoir s'organiser, être rigoureux, méthodique et disponible
Savoir respecter la confidentialité.
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