Description entreprise :
Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d'Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.
Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d'hospitalisation complète et places d'hôpital de jour (soins ambulatoires).
Description du poste :
Le Centre Hospitalier des Quatre Villes (92) recherche un(e) Assistant(e) Médico-Administratif(ve) à temps plein (100 %) pour son service de gynéco-obstétrique situé à Saint-Cloud.
Définition du poste :
Accueillir et renseigner les patients et les familles, planifier les activités (agendas, admissions, convocations….)
Traiter, saisir et coordonner les opérations et les informations médico-administratives relatives au dossier du patient.
Missions générales :
- Accueil physique et téléphonique et gestion des rendez-vous avec les familles des patients
- Préparation des dossiers des entrants (recherche d'anciens dossiers si hospitalisation antérieure, ou création d'un DPU)
- Gestion des comptes rendus d'hospitalisation, frappe de résultats d'examens
- Préparation des sorties (bulletin de sortie, ordonnances, transports, C.R.H., imagerie remise à la sortie)
- Tenue des dossiers médicaux, classement, scanner les documents dans le Dossier du Patient Informatisé (Orbis) – Archivage
- Pré-admissions à faire lors de transferts d'hôpitaux
- Gestion des listes d'astreinte W.E. et J. Fériés et présence médicale quotidienne
- Réception et réponse au fax et aux courriels
- Participation aux staffs du service
- Gestion des rendez-vous d'examens ou de consultations des patients et planification pour les IDE
- Préparation des statistiques à transmettre à la Direction des Finances
- Commande et suivi des transports sanitaires suivant agenda via la plateforme PTAH sur Orbis
Missions spécifiques :
- Accompagner les sorties, préparer les dossiers par anticipation et les CRH à faire
- Gestion des transports sanitaires via une plateforme
- Frappe des CRH et des courriers puis envoi au MT
- Commande, création, archivage de DPU
- Récupérer des comptes rendus, biologie ou des examens à la demande des médecins sur d'autres sites.
- Scanner les documents à l'entrée - classer, archiver des documents
- Gestion du courrier
- Commande et gestion des fournitures de bureau pour tout le service + consommables (photocopieur – fax – imprimante), demande d'intervention.
Horaires de travail : Amplitude de 9h à 17h00
Contrat : Recrutement CDD 3 mois renouvelable, mutation – détachement
Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, parking et transports en commun, solution de covoiturage KAROS, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.
Le CH4V s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
Profil recherché :
Grade(s) / Diplôme(s) requis :
Bac sciences médico-sociales ou Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat souhaité, formation dans le secrétariat médical.
Spécialisation(s) / formation(s) spécifique(s) / expérience(s) requise(s): Maîtrise de la terminologie médicale indispensable.
Maîtrise très correcte de l'orthographe.
Connaître l'organisation et le fonctionnement interne d'un établissement de santé.
Droit des usagers et système de santé.
Savoir-Faire :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Manières de servir :
Comportements dans ses relations avec autrui: politesse et courtoisie avec ses collègues – respect de la tenue professionnelle – discrétion professionnelle – utilisation d'un vocabulaire adapté – savoir écouter sans à priori – savoir communiquer selon les situations – respecter ses engagements.
Capacités à travailler en équipe: assiduité – disponibilité – ponctualité – être capable d'entre aide au sein du service – savoir transmettre les informations écrites et orales avec pertinence et respect – être force de proposition en lien avec les activités réalisées – avoir la notion de sa place
Capacités d'adaptation: savoir s'adapter et faire face à un événement inhabituel et/ou inattendu – savoir s'adapter aux changements – s'informer des nouveautés – prendre des initiatives dans la limite de ses compétences – manifester un état d'esprit constructif
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