Assistant(e) administrative(f) des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Rattaché(e) aux Services Techniques communaux, vous serez placé(e) sous l’autorité du responsable du Centre Technique Municipal et du directeur du pôle technique et aménagement.
Vous serez chargé(e) d’apporter une aide aux encadrants en terme d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination et le bon fonctionnement du service.

Vous aurez en charge l'accueil, l'information et l'orientation des usagers et des agents téléphoniquement et physiquement. Vous assurerez également la comptabilité des services techniques et des ports et réaliserez l’ensemble des tâches administratives des services techniques et des ports. Missions / conditions d'exercice 1/ Accueillir, informer et orienter les usagers et les agents téléphoniquement et physiquement
-Accueil téléphonique et physique du public, des entreprises et des partenaires professionnels (écoles, associations, …),
-Renseigner sur des questions simples de travaux en projet ou en cours
- Enregistrer et transmettre les messages
- Gérer les demandes d’information et les réclamations et en rendre compte à sa hiérarchie

2/ Réaliser l’ensemble des tâches administratives des services techniques et des ports
-Elaboration de courriers et arrêtés,
-Archivage et classement des dossiers du service,
-Prise de rendez-vous et organisation des réunions,
-Rédaction de comptes rendus,
- Saisir et classer les documents d’activité des services (prestataires, fréquentation, déplacements à la trésorerie, bilans, maintenance, …)
- Suivi des DICT et rédaction des arrêtés municipaux de travaux et diffusion
- Gestion des temps de travail (congés, ARTT, récupération) des agents du pôle
- Suivi des registres de sécurité
- Effectuer le suivi de la gestion des mouillages et des listes d’attente
- Elaborer les contrats de mouillages
-Aide à l'organisation logistique générale du service,
- Gérer les demandes d’intervention auprès des services techniques : analyser, enregistrer et transmettre la demande (logiciel MAINTI4)
- Assurer le secrétariat du service ( convocations aux commissions, rédaction des arrêtés d’occupation du domaine public pour les manifestations, prise de note et élaboration des comptes rendus, …)

3/ Assurer la comptabilité des services techniques et des ports
- Etablir les bons de commandes et les engagements, assurer le suivi des dépenses de la section de fonctionnement du service technique et transmettre en comptabilité
- Suivi des comptes et attributions du budget avec les états mensuels
- Gestion des devis (demandes et suivi), réception des marchandises
- Travaux en régie (suivi des dépenses et état trimestriel)
- Effectuer la facturation des ports (PES ASAP, pas de régie)

Conditions d'exercice:
Organisation du travail sur 5 jours / semaine, 35 heures / semaine
Régime indemnitaire (IFSE + CIA), prime de fin d’année, CNAS
Participation employeur santé et prévoyance

Poste à pourvoir dès que possible Profils recherchés Expérience sur un poste similaire souhaitée.

Profil recherché :
-Connaître les domaines de compétences des communes et les activités d’un service technique,
- Etablir une relation de confiance avec l’encadrement,
- Maîtrise de la gestion comptable et des outils informatiques,
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs,
- Compétences rédactionnelles,
- Connaissance d’outils de planification et de suivi (tableaux de bord),
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique (Messagerie, Word, Excel…),
- Savoir travailler avec initiative et autonomie,
- Communication : Savoir partager, faire remonter et faire circuler l’information de manière spontanée,
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité,
- Capacité à travailler en équipe, aisance relationnelle, diplomatie
- Être organisé, sérieux, réactif, rigoureux,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion).