Sous l’autorité de la direction du Département Géographique, le.la Chargé.e de Projets Administratif.ve et Financier.e contribue, en appui à la Coordinatrice des fonctions Administratives et Financières (CAF), à la fiabilisation des données financières et au pilotage du portefeuille d’activités du département, en élaborant les éléments de reporting et / ou d'aide à l'analyse et à la décision. Il / elle intervient, auprès des équipes projets et des Unités Support Projets (USP), dans la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture, dans un rôle d'appui méthodologique et de conseil.
Le / la Chargé.e de Projets Administratif.ve et Financier.e travaille au quotidien avec la CAF du Département, les Coordinateurs des Fonctions Transversales (CFT), responsables sur le terrain des Unités Support Projets (USP) et avec les membres de la taskforce mise en place pour piloter le chantier de décentralisation des activités opérationnelles (notamment le Chargé de Mission Décentralisation de la Direction des Opérations et la Directrice adjointe des affaires financières).
Il.elle seconde le.la CAF du département, notamment lors de ses absences (au titre de congés ou de déplacements professionnels) pour ses principales missions, que sont :
L’accompagnement des managers du Département Géographique (siège et terrain), pour le pilotage budgétaire du portefeuille d’activité en développement et en exécution (construction budgétaires, évolution du chiffre d'affaires, rentabilité, masse salariale, plan de charge) :
* Mise en place et la tenue des tableaux de bord, y compris pour les USP, et autres outils internes du département permettant de suivre les indicateurs financiers des projets.
* Planification et coordination des travaux financiers du département en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence, notamment piotage et synthèse des exercices de reporting mensuel
* Suivi et pilotage de la masse salariale refacturable (siège et terrain)
* Vérification des analyses de rentabilité dans le respect de la comitologie interne de l’agence et appui méthodologique aux équipes
* Participation éventuelle aux chantiers internes de l'agence (outil ERP, archivage, analyses de rentabilité interne, plans de charge, etc.)
* Vérification de la fiabilité et de l’exhaustivité des données financières, notamment par mises à jour dans le système d’information
* Référencement et suivi des fonds mobilisés par le département GEO : Fonds de Soutien (FDS) et Fonds de Cofinancement (FDC), Fonds de Préparation et Fonds de Développement des Projets (FPP / FDP) de l’agence en lien avec les équipes opérationnelles
L’appui des équipes opérationnelles des Directions pays et du siège aux différentes étapes du cycle de projet :
* Construction budgétaire des projets (relecture et propositions d'ajustements)
* Construction et / ou vérification des analyses de rentabilité dans le respect de la procédure CODEV et appui méthodologique, avant validation par la direction
* Participation aux CODEV et / ou réunion adhoc selon les enjeux financiers des projets
* Assurance de la conformité des contrats bailleurs et multi partenaires en coordination avec la Cellule Contrats Achats au sein de la Direction des Opérations
* Participation à la définition des éventuels top-up, extensions sans coûts ou suspensions de projets
* Audits et clôture des projets.
La contribution aux recrutements à au renforcement des compétences internes au Département (siège et terrain) :
* Participation, sur sollicitation, aux recrutements des postes clefs administratifs et financiers dans le réseau
* Appui méthodologique au reporting financier
* Formation des équipes siège et terrain sur des aspects administratifs et financiers (exercice de clôture et de prévision budgétaire, reporting financier, etc.)
* Information sur les nouvelles procédures à l'ensemble du département, capitalisation et partage de bonnes pratiques, via les réunions managériales et l’animation de réunions du réseau des CFT et RAF du département
L’animation du réseau des coordinateurs des Fonctions Transversales (CFT) sur le terrain pour capitaliser sur l’existant et identifier les problématiques appelant des réponses transversales, notamment par :
* la mise à jour et l’harmonisation des pratiques et des outils financiers et administratifs du département
* l’appropriation des outils et procédures par les collaborateurs du terrain et du siège
* le suivi des recommandations de l’audit et du contrôle interne, la prévention des incidents, la déclaration et le suivi des incidents ( mesures correctrices au siège et / ou sur le terrain)
* l’accompagnement des directions pays dans l’attribution des rôles dans les équipes projets et au sein des Unités Support Projets (USP)
* La relation avec les départements techniques de la DO en charge des projets régionaux, bénéficiant des services support déconcentrés dans les USP
La Contribution au chantier de décentralisation de la gestion opérationnelle :
* Structuration des liens fonctionnels entre le terrain et les différents services du siège
* Actualisation des procédures qui accompagnent la décentralisation et de la documentation de référence
* Organisation du processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers
Description du projet ou contexte
Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.
Le Département Géographique d’Expertise France a pour objectif de suivre un portefeuille de plus d’une soixantaine de projets mis en œuvre dans 6 géographies (Comores, Côte d’Ivoire, Guinée, Haïti, Niger, RDC, Tunisie / Libye) où sont déployées des Directions Pays. Le Département a en gestion des projets sur l’ensemble des secteurs d’intervention d’Expertise France :
* Gouvernance démocratique, économique et financière.
* Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
* Climat, agriculture et développement durable.
* Santé et développement humain.
Profil souhaité
* Expérience de minimum 5 / 7 ans en gestion financière et administrative, expérience de management transversal et / ou fonctionnel appréciée.
Compétences techniques :
* Excellente maîtrise des fondamentaux de la gestion administrative et du reporting financier dans le secteur du développement / de la coopération internationale ou de l’humanitaire ;
* Appétence pour travailler dans le milieu institutionnel de la coopération internationale ;
* Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité
* Maîtrise de l’anglais
* Connaissance des passations de marché en droit français et européen est un atout.
Compétences transverses :
* Être méthodique & organisé.e
* Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
* Réactivité face à aux urgences
* Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
* Disponibilité, patience et sens du service
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