Assistante de direction - ifsi henri mondor f/h

Informations générales Organisme de rattachement Siège de l'AP-HP Référence APHP_2026-21845 Date de début de diffusion 27/04/2026 Date de parution 08/06/2026 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Assistante de direction - IFSI Henri MONDOR F/H Description du poste Gestion du secrétariat du Directeur et de l’adjoint au directeur : - Accueil physique des personnes : étudiants, intervenants, etc. ; - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ; - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ; - Prise de rendez-vous / gestion des agendas ; - Préparation, suivi et secrétariat des instances ; - Secrétariat des différentes réunions ; - Suivi des effectifs et mouvements en ressources humaines ; - Participation au suivi des prises en charge financières des étudiants (scolarité, bourses, FRAS, etc.) ; - Suivi du paiement des intervenants ; - Gestion et suivi de la formation continue de l’équipe pédagogique (envoi des demandes validées, suivi des indicateurs) ; - Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ; - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ; - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage). Encadrement des équipes de secrétaires : - Mise en place d’une veille quant au respect des différentes échéances à respecter ; - Participation à l’organisation du travail et à la détermination des priorités réglementaires ; - Participation au développement des compétences ; - Soutien pour l’utilisation des différents logiciels et des différentes procédures. Etudiants en promotion professionnelle : - Gestion des cartes de situation sur le logiciel GESTIME (saisie des congés annuels). Management de la qualité : - Contribution au développement de la démarche qualité et de certification de la structure ; - Participation aux groupes de travail, revues de processus et revue de direction de la structure. Descriptif du profil recherché SAVOIR FAIRE REQUIS - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) - Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique - Expérience de secrétariat (remise en forme de documents, qualités rédactionnelles) - Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique CONNAISSANCES ASSOCIEES - Accueil téléphonique - Bureautique - Classement et archivistique - Communication / relations interpersonnelles - Organisation et fonctionnement interne - Secrétariat - Utilisation de SAP Campus, HR Access, ECP - Connaissance du fonctionnement d'une école paramédicale, de la réglementation des formations PRE REQUIS - Bonne orthographe, capacités organisationnelles et rédactionnelles - Discrétion professionnelle, - Capacité relationnelle et esprit d'équipe, - Sens de l'initiative, de la synthèse - Capacité à rendre compte QUALITES REQUISES - Rigueur - Sens de l'organisation et de l'anticipation - Sens des responsabilités - Dynamisme - Esprit d'initiative Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Val de Marne (94) Géolocalisation du poste 33 boulevard de Picpus 75012 Paris