Nous recherchons notre Crew & office administrator
Missions principales :
Administration du Bureau :
Assurer les tâches d'accueil et de coordination quotidiennes afin de garantir une organisation fluide du bureau.
Gérer les communications internes, la planification et les demandes administratives via Microsoft Outlook, Teams et l'ensemble de la suite Microsoft 365.
Préparer, mettre en forme et diffuser des documents (courriers, rapports, présentations) à l'aide de Word, PowerPoint et OneDrive.
Coordonner la logistique quotidienne : fournitures, déplacements internes, organisation des visites, suivi général des besoins du bureau.
Crew Management:
Assurer un support administratif complet au Crew Manager dans la gestion des équipages.
Mettre à jour et assurer le suivi des qualifications, certificats, documents réglementaires et échéances des membres d'équipage via Excel, SharePoint et des trackers dédiés.
Préparer, réviser et administrer les contrats d'équipage dans le respect des standards internes et des réglementations en vigueur.
Faciliter la communication avec les équipages via Outlook et Teams, en garantissant un traitement efficace et professionnel des demandes.
Gestion des Bases de Données & Documentation:
Maintenir et optimiser la base de données Crew : mise à jour, conformité, structuration et intégrité des informations.
Gérer les systèmes de classement (physiques et numériques) grâce à SharePoint, OneDrive et aux outils collaboratifs Microsoft 365.
Produire des tableaux de suivi, analyses et reportings opérationnels via Excel pour soutenir la prise de décision.
Veiller à l'application des bonnes pratiques de gouvernance documentaire et à la confidentialité des données sensibles.
Profil recherché :
Expérience préalable en administration, support opérationnel ou gestion RH (idéalement dans le secteur maritime, du yachting ou de l'hôtellerie).
Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint).
Grande rigueur organisationnelle, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Aisance relationnelle, sens du service et aptitude à communiquer efficacement en environnement international.
Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral comme à l'écrit.
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