Sous l'autorité du Directeur de Secteur et la Directrice Adjointe, en collaboration étroite avec la Secrétaire de Direction et les Chefs de Service, le/la Secrétaire Médico-Social (H/F) aura en charge d'exécuter le traitement et le suivi de dossiers administratifs, les travaux de documentation, bureautique et de classement, l'accueil physique et téléphonique.
Les principales missions seront :
- Accueil physique et téléphonique
- Accueillir l'ensemble des personnes se présentant dans le service ou l'accueil de l'Établissement (familles, fournisseurs, visiteurs, partenaires extérieurs) et les orienter auprès des personnes concernées
- Prendre les appels téléphoniques du standard, les enregistrer sur le cahier d'appels et les transférer
- Gestion et élaboration de documents administratifs
- Établir les comptes rendus des réunions des différents services
- Élaboration, rédaction et diffusion et/ou expédition de documents administratifs
- Dactylographier et mettre en forme divers courriers
- Gestion du courrier et archivage
- Mise sous pli, affranchissement et envoi (courrier départ)
- Réception, tri, distribution (courrier arrivée)
- Classement et archivage des documents institutionnels
- Gestion des commandes et des stocks
- Commander repas des prestataires et salariés de la structure
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
- Gestion administrative des documents des salariés et des résidents
- Alimentation et mise à jour des dossiers administratifs salariés
- Alimentation et mise à jour des dossiers administratifs résidents sous Imago
- Tenir jour les fichiers Entrées/Sorties des résidents
- Attestations CAF des résidents compléter
- Support auprès de la Secrétaire de Direction
- Impression des factures
- Centraliser dans un parafeur les documents à faire signer à la Direction
- Déplacements
- Déplacements ponctuels dans le cadre des missions (siège Hvea, La Poste, institutions diverses)
Conditions d'emploi :
CDI Temps plein
Statut : non cadre - Convention Collective du 15 mars 1966 - Rémunération selon la grille et reprise d'ancienneté de la convention - Accord d'entreprise sur l'aménagement du temps de travail du 18 mars 2015 avec attribution de repos supplémentaire
- Diplôme dans l'administratif - niveau 3
- Maîtrise du pack office et des technologies liées internet
- Connaissance du secteur associatif appréciée
Parmi vos qualités, nous apprécierons tout particulièrement :
- Savoir-être, dynamisme, rigueur
- Sait rendre compte au(x) supérieur(s) hiérarchique(s)
- Sens de l'organisation, du contact et de la communication
- Respect de la confidentialité
- Polyvalence et réactivité
- Goût pour le travail en équipe
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