Gestionnaire support administratif

* Vous êtes à l'écoute d'une nouvelle opportunité professionnelle dans le domaine de gestion administrative ?
* Vous portez un vif intérêt au secteur financier ?


Rejoignez-nous !


Hoist Finance est une institution financière spécialisée dans le rachat et le recouvrement de portefeuilles de créances bancaires. Hoist Finance est l'un des rares acteurs régulés intervenant dans ce secteur. Le groupe emploie actuellement 1100 collaborateurs (dont environ 120 en France), dans 14 pays européens, et connait une croissance soutenue depuis plus de 10 ans.


Nous recherchons pour notre département « Support aux opérations » un(e) :


Gestionnaire Support Administratif


Support aux équipes opérationnelles, le Gestionnaire Support Administratif assure la gestion/supervision des flux de dossiers physiques (archives) et le traitement back office de ces derniers (inventaires, désarchivages, tri et codification des pièces constitutives des dossiers, numérisation, complétude des pièces). Il veille également à ce que tous les mouvements de dossiers respectent les procédures internes et celles du prestataire externe.


Vos missions :


Suivi / et gestion des archives :

* Intégration de nouveaux portefeuilles
* Organiser et suivre les prestations d'archivage externe
* Participer aux réunions de préparation de la numérisation
* Contrôler la qualité des prestations réalisées
* Contrôler les inventaires contradictoires
* Gestion des documents entrants
* Préparer les dossiers reçus (Commissaires de Justice, Clients-Cédants)
* Identifier les pièces nécessaires selon le type de dossier, codifier selon la typologie établie, scanner
* Désarchivage
* Traiter les demandes de sortie d'archives et numérisation
* Respecter les délais et gérer les urgences
* Suivi des flux
* Assurer le suivi des entrées et sorties avec le prestataire
* Classer les dossiers, mettre à jour les inventaires
* Mise à jour des outils
* Mettre à jour les données dans le CRM pour assurer la traçabilité


Gestion administrative et qualité :

* Gestion des emails entrants
* Enregistrer quotidiennement les réclamations dans le CRM
* Contrôle des communications
* Vérifier chaque semaine un échantillon (courriers, SMS, emails) et alerter en cas d'anomalies
* Traitement des données administratives
* Analyser les enquêtes et avis de modification (INSEE, FICP)
* Corriger si nécessaire les informations dans les outils (POBI, CRM)


Le profil recherché :

* Idéalement : Formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative ou dans le domaine juridique.
* 1ère expérience au sein d'un département contentieux en société financière/banque.
* Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel


Qualités requises / attendues :

* Rigueur et sens de l'organisation
* Respect des règles et des procédures
* Capacité de concentration
* Capacité à gérer plusieurs sujets en même temps
* Dynamisme et implication
* Sens des objectifs (qualité et respect des délais)
* Respect des valeurs de l'entreprise
* Esprit d'équipe
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Prise d'initiative et force de proposition
* Capacité à travailler avec plusieurs services
* Maîtrise des outils informatiques


Les conditions contractuelles & avantages :

* Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDI
* Localisation : Marcq en Baroeul (proximité immédiate du Tramway - Arrêt Château Rouge). Parking.
* Rémunération mensuelle fixe de 2150 € (pour 39 heures par semaine) + Rémunération Variable (Bonus) : sur objectifs individuels co-définis avec le manager (80%) et collectifs (20%) pouvant atteindre 2 400€ + Intéressement/participation (autour de 1 K€ par an)
* Tickets restaurant : 9,20 € / jour (participation employeur de 5€)
* Temps plein (39h/semaine) : horaires flexibles
* Mutuelle (prise en charge employeur avantageuse)
* Remboursements frais de transports à hauteur de 60%
* Avantages CSE...


En tant qu'entreprise inclusive, Hoist Finance s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.