Assistant administratif (h/f) commande publique - finances

Assistant administratif (H/F) commande publique - finances

Assistant administratif (H/F) commande publique - finances 40 - ST VINCENT DE TYROSSE


Offre n° 197TFVC
Assistant administratif (H/F) commande publique - finances

Sous l'autorité hiérarchique des 2 chefs de service commande publique et finances, vous serez chargé(e) d'assurer des missions d'accueil et d'assistance administrative.Activités principales communes aux 2 services :o Courrier : suivi du courrier et alertes éventuelles, rédaction des courriers, circuits de validation, parapheurs, envoi, archivageo Publipostages et convocations : préparation et envoi de documents ou courriers en nombre, suivi des inscriptions, relances.o Rédaction de documents : compte rendu des conseils communautaires, ateliers et réunions, dossiers préparatoires, présentation de travaux, mise en page de rapport, relecture de rapports pour correction.o Assistance administrative diverse (gestion de commandes, suivi des abonnements, réservation de salles de réunion, recensement de demandes auprès des communes, mise à jour de bases de données., affichage et mise en ligne, pointages divers)o Accueil physique et téléphonique des servicesActivités spécifiques :Commande publique :o Mise à jour des tableaux d'activitéso Suivi des documents des marchés (acte d'engagement, avenants, mais également déclarations de sous-traitance, révisions de prix, reconduction, etc.) de leur signature à leur archivageo Traitement des marchés subséquents : recueil, courriers, notification, suivio Participation à l'archivage des documents du service (référent archives du service)Finances :o Gestion des agendas et prises de rendez-vous,o Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels,o Gestion de la transmission et publication des données officielles,o Collecte de données, recueil de pièces,o Suivi statistique,o Mise à jour de tableaux de bord,o Pointages divers,o Suivi des formationso Gestion de l'archivageo Assistance au suivi financier de la commande publique : collecte et suivi des données issues de la passation de commandes publiques et de leurs modifications (avenants, sous-traitante, garantie à première demande, modification de RIB, etc.).Traitement du courrier entrant de la collectivité : remplacer l'assistante du cabinet lors de ses congés => alternance à 3 assistant(e-) avec l'assistant(e) Communication-Affaires juridiquesCompétences requises :Formation niveau IV (bac professionnel gestion/secrétariat), expérience en accueil, secrétariat, gestionMaitrise des outils bureautiques exigéeConnaissance des missions générales d'un EPCI, et plus particulièrement des services du pôle ressources de MACSPermis BAnticipation, organisation et respect des délaisSens des priorités, autonomie et organisation personnelleRespect des procéduresRéactivité, initiatives et rigueurQualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatieConfidentialité, discrétionDisponibilitéPolyvalenceContraintes du poste :Délais réglementaires à respecterOrganisation des congés en fonction des 2 services et du binôme gestion du courrierBesoins ponctuels pour l'accueil jusqu'à 18h30 lors des conseils communautaires, ateliers et réunions tardivesMoyens mis à disposition- Matériel informatique- Logiciels bureautiques et techniques- Téléphone- Poste partiellement télétravaillablePoste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire, à pourvoir au 15 octobre 2025

Type de contrat CDD - 36 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

* Grade Agent Administratif


Profil souhaité


Expérience

* 2 An(s) - Accueil, secrétariat, gestion Cette expérience est indispensable
* Bac ou équivalent- Bac Pro secrétariat assistanat Cette formation est indispensable


Compétences

* Classer des documents
* Mettre à jour un dossier, une base de données
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
* Utiliser les outils numériques


Informations complémentaires

* Secteur d'activité : Administration publique générale


D'autres offres peuvent vous intéresser :

#J-18808-Ljbffr