RESPONSABILITÉS :
Missions du poste
- Accueil et orientation des visiteurs
- Organisation et planification du planning du médecin
- Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
- Planification des rendez-vous du psychologue
- Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
- Création du Dossier Médical de lagent (DMST) papier/logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
- Assurer le transfert des DMST inter sites en prévision des visites d'infirmières
- Gestion et classement du DMST de l'agent, archivage et transfert de dossier via courrier sécurisé
- Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
- Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l'arrivée et au départ
- Interaction avec les différents services de l'Université, diffusion et réception d'informations
- Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l'audition¿
- Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et SHS
- Prise en charge d'une thématique, ex : factures (activité optionnelle par les secrétaires) bons de commandes¿
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences requises
- Connaissance de l'Université et de son fonctionnement
- Connaissance des techniques de gestion administrative
- Connaissance de l'organisation et des activités du Service Santé au Travail
Savoir-faire opérationnels
- Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
- Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l'équipe
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
- Planifier les activités et les échéances
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
- Maitriser les techniques de communication
Savoir-faire comportementaux
- Communication : capacité d'écoute et de dialogue
- Savoir adapter son discours à son interlocuteur
- Etre réactif et savoir s'adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
- Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
- Capacité de synthèse
- Rigueur
- Esprit d'équipe
- Esprit d'initiatives et d'autonomie
- Discrétion et sens de la confidentialité
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
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