Gestionnaire administratif.ve et comptable du lehna

Vos missions en quelques mots Finalités du poste : L’école recrute un ou une gestionnaire administratif·ve et comptable qui aura pour mission d’accompagner la direction du laboratoire et les personnels de recherche dans leurs démarches administratives, contractuelles et d’engagement de dépenses pour la réalisation de leur activité de recherche et d’assurer la relation entre le laboratoire et les services correspondant de l’établissement, ainsi qu’avec les services des autres tutelles du laboratoire. Vos missions : Vous assurez une interface essentielle entre le laboratoire et l’ensemble des services de l’établissement, des autres tutelles du laboratoire, ou des partenaires extérieurs. Vos missions principales sont les suivantes : Gestion administrative des personnels de recherche et des activités du laboratoire : Vous assurez la gestion administrative de la direction et de l’équipe IAPHY : organisation des réunions d’équipe, des missions et déplacements du personnel du laboratoire. Vous mettez en œuvre et suivez les processus administratifs de l’ENTPE et de l’Unité Mixte de Recherche (UMR), en assurant le rôle de référent·e administratif·ve de l’équipe. Vous préparez, contrôlez et transmettez des documents nécessaires aux recrutements au niveau national et international. Vous contribuez à l’organisation d’événements scientifiques et institutionnels et assurez le secrétariat des dispositifs structurants et projets inter-laboratoires. Vous veillez sur la bonne circulation de l’information, en particulier concernant les procédures administratives et financières à suivre. Vous participez aux réunions de gestion, assurez un reporting et alertez dans le champ des missions qui vous sont confiées pour accompagner les processus d’amélioration continue. Vous êtes la personne ressource en matière d’accueil. Gestion comptable et financière : Vous gérez et assurez le suivi budgétaire et financier en lien avec le Service Budgétaire et Financier de l’école : élaboration et suivi des budgets, gestion des dépenses, commandes, services faits et inventaires. Vous préparez et suivez l’exécution financière des projets de recherche. Vous recueillez les données financières nécessaires à l’élaboration du budget global du laboratoire et contribuez à son suivi. Vous suivez la bonne exécution des budgets (laboratoire, projets, contrats). Vous suivez et mettez à jour les outils internes de gestion comptable et budgétaire. Liaisons fonctionnelles : Vous êtes le relai entre la direction de l’UMR et le ou la responsable de site du laboratoire à l’ENTPE, les chercheurs de l’unité pour leur activité administrative et budgétaire et les services support de l’établissement et des autres tutelles du laboratoire. Vous collaborez avec les services RH de l’école, de la formation et les partenaires institutionnels. Vous collaborez avec les services dédiés aux projets et avec les gestionnaires des projets hors École. Profil recherché Compétences et qualités attendues sur le poste Savoirs (connaissances) : Vous connaissez les procédures principales de gestion administrative et de secrétariat. Vous connaissez les dispositions usuelles de la commande publique et de gestion comptable et financière. Vous connaissez les procédures de la gestion de projets. Votre connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur sera un plus. Savoir – faire : Vous maitrisez les outils bureautiques et collaboratifs Vous savez prioriser, planifier et respecter des délais. Vous maitrisez la production de documents administratifs, comptes rendu et tableaux de bord. Vous savez travailler en transversalité et avec des interlocuteurs variés. Vous savez recueillir, analyser l’information et assurer un reporting Votre connaissance des logiciels de gestion utilisés dans l’enseignement supérieur sera un plus. Le cas échéant, un tutorat et des formations seront proposés à la prise de poste. Savoir – être : Vous faites preuve d’initiative et d’anticipation. Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et fiable. Vous êtes réactif.ve, autonome et savez faire preuve de discrétion professionnelle. Vous aimez le travail d’équipe et avez le sens du service et du collectif. Vous êtes à l’écoute et pédagogue. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire Personnes à contacter Jean-Philippe Bedell directeur du LEHNA-IAPHY, ENTPE - jeanphilippe.bedell@entpe.fr Anne-Laure Badin, future directrice du LEHNA-IAPHY, ENTPE -annelaure.badin@entpe.fr