Gestionnaire administratif assemblées (h/f)

Job Description

Vous aimez quand tout est carré, bien organisé, et que chaque détail compte ? Vous avez ce petit plaisir discret quand un dossier est parfaitement suivi, une réunion parfaitement orchestrée et qu’aucune info ne se perd en route ? Alors vous pourriez bien vous sentir à votre place ici.


Ce poste vous propose d’être au cœur du fonctionnement institutionnel, là où les décisions se préparent, se structurent et se concrétisent. Vous êtes un peu le chef d’orchestre de l’ombre… mais clairement indispensable.


Qui sommes-nous ?

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l'autonomie, l'insertion et l'éducation!


En rejoignant la Direction Générale et plus précisément le Service des Assemblées, vous intégrez une équipe à taille humaine, soudée, où la collaboration est essentielle. Ici, vous travaillez en lien direct avec les services, les élus et les différentes directions. Autant dire que vous êtes au centre du jeu.


Votre mission au quotidien


Votre rôle consiste à assurer la bonne mécanique administrative et organisationnelle des instances. Et autant dire que ça ne s’improvise pas.


Vous prenez en main la gestion administrative courante du service. Vous créez et pilotez des outils de suivi, vous coordonnez les échanges avec les pôles, et vous veillez à la bonne circulation de l’information. Vous êtes aussi garant de la qualité des délibérations, de leur mise en forme jusqu’à leur publication. Rien ne vous échappe, du détail d’une annexe au respect des formats attendus.


Vous organisez les réunions des instances. Et là, vous devenez un vrai chef d’orchestre logistique. Vous planifiez les commissions, préparez les convocations, suivez les présences et les procurations, réservez les salles, préparez les supports… et vous êtes présent le jour J pour assurer le bon déroulement. Vous suivez les votes, les déports, les présences. Bref, vous êtes au cœur de l’action.


Vous assurez également le suivi des travaux des assemblées. Vous gérez les rapports via les outils métiers, vous organisez leur transmission aux élus, vous suivez les signatures et les validations. Vous veillez à la conformité réglementaire des délibérations et vous assurez leur télétransmission au contrôle de légalité. Vous préparez aussi les procès-verbaux. Autant dire que votre rigueur fait toute la différence.


Votre rôle d’interface est clé. Vous échangez avec les élus et les membres des instances avec clarté, diplomatie et discrétion. Vous manipulez parfois des informations sensibles, et vous savez parfaitement adapter votre posture.


Côté conditions, vous travaillez sur un poste à temps plein, basé à Lyon, avec une possibilité de télétravail. Vous bénéficiez d’un cadre structuré, d’outils adaptés et d’un environnement où votre sens de l’organisation sera pleinement valorisé.



Profil

Vos compétences utiles


Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil. Vous êtes réactif, disponible et vous aimez que les choses avancent.


Vous avez une première expérience en gestion administrative, idéalement dans le secteur public ou au sein d’une collectivité. Vous comprenez les enjeux institutionnels et vous savez vous adapter à des environnements exigeants.


Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office, et vous êtes à l’aise avec les outils de gestion électronique de documents. Vous savez produire des documents propres, structurés et exploitables.


Votre sens du relationnel est un vrai atout. Vous savez communiquer efficacement, tout en faisant preuve de discrétion professionnelle. Vous aimez travailler en équipe et contribuer à une organisation fluide.



Informations contractuelles

Pourquoi nous ?


En plus d'une rémunération adaptée, nous offrons un régime indemnitaire, d'une carte restaurants et prise en charge de transport au-delà des minimums. Nous proposons une rémunération adaptée à votre profil, de nombreuses possibilités de formations, d’évolutions, de mobilités professionnelles et des avantages variés (prestations sociales, sportives, culturelles, etc.).

Qu'attendre de nous ?

Découvrez ici comment notre équipe s'épanouit dans un environnement de travail stimulant et respectueux, axé sur la collaboration, la croissance et le développement personnel.

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre une équipe dynamique et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions envers les Rhodaniens, nous vous invitons à postuler. Nous sommes impatients de découvrir ce que vous apporterez à notre équipe ! Faites le premier pas aujourd'hui pour rejoindre notre aventure collective en cliquant sur le bouton « Postuler ».

Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images :

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Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !


Requirements
Vos compétences utiles Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil. Vous êtes réactif, disponible et vous aimez que les choses avancent. Vous avez une première expérience en gestion administrative, idéalement dans le secteur public ou au sein d’une collectivité. Vous comprenez les enjeux institutionnels et vous savez vous adapter à des environnements exigeants. Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office, et vous êtes à l’aise avec les outils de gestion électronique de documents. Vous savez produire des documents propres, structurés et exploitables. Votre sens du relationnel est un vrai atout. Vous savez communiquer efficacement, tout en faisant preuve de discrétion professionnelle. Vous aimez travailler en équipe et contribuer à une organisation fluide.