Assistant.e administratif.ve et de gestion (h/f)

*Poste à pourvoir dès que possible*

Au CODES 05, association loi 1901 de promotion de la santé, sous l'autorité de la Direction, et en étroite collaboration avec l'équipe, l'assistant.e administratif.ve et de gestion assurera les missions et activités suivantes :

- Secrétariat et administration :
Gère l'accueil téléphonique et physique des personnes, les informe et les oriente vers leurs interlocuteurs
Gère les demandes de documentation, en lien étroit avec la chargée de documentation
Réceptionne et envoie les courriers et colis postaux
Destinataire de la boite mail de la structure, sélectionne les informations à relayer en interne
Rédige des correspondances, des notes, des convocations, des conventions / contrats, et des documents d'information internes et externes
Alimente et/ou gère des bases de données (du type « contacts » de la structure), veille au respect de la RGPD, rédige des mailings pour diffusion d'informations et gère des inscriptions pour l'organisation d'évènements (formation - colloques.) et des différentes activités de l'association
Gère et optimise la logistique et l'intendance (locaux, matériel, fournitures, recherche et liens avec les prestataires.)
Veille à l'entretien des véhicules de service
Gère l'administration du personnel : registres, déclarations, état préparatoire des payes, congés, grilles de temps de travail, frais de déplacements et de missions, tickets restaurants, départs en formation.
Appui la Direction dans la gestion de la vie associative (CA, Bureau, AG.)
Elabore et propose des procédures administratives harmonisées
Transmet régulièrement les informations afférentes à l'administration du personnel pour mise à jour des dossiers individuels des salarié-es
Contribue à la recherche et aux liens avec des prestataires locaux sur le volet gestion/administratif .

- Comptabilité :
Suit le budget de l'entité et alerte sa hiérarchie en cas de mouvements imprévus ou dépassements
Enregistre et saisit des pièces comptables, tient la comptabilité analytique
Effectue le suivi des paiements, suit les encaissements et le plan de trésorerie
Gère et assure le suivi des devis et factures fournisseurs / clients
Prépare et effectue le suivi des conventions, des budgets, des subventions
Effectue des relances et des demandes de versement des conventions et des subventions
Contribue aux situations et à la clôture des comptes (réalisé par un expert-comptable, externe à l'association)
Participe au suivi des remboursements de frais des salarié.e.s

- Gestion de la formation :
Veille au bon déroulement administratif du service formation et des sessions de formation
Accompagne la démarche de certification Qualiopi du comité sur la formation, en appui au responsable, et contribue au développement de la qualité du service
Gère et met à jour le planning et les dossiers des formations
Appuie la gestion des inscriptions, communication avec les stagiaires, les convocations des stagiaires (ou participants), adresse les conventions aux structures et aux intervenants extérieurs.
Assure le lien et la coordination administrative avec les organismes OPCO
Appuie la collecte des éléments de suivi des formations (évaluation des stagiaires, des formateurs)
Appuie la diffusion des documents de communication et le suivi des procédures concernant les formations aussi bien en interne qu'en externe de la structure
Assure la logistique et l'intendance des formations de la structure (réservation de salles, déplacements.)

Il.elle participera à différentes réunions de travail relatives aux programmes, et plus globalement, aux activités et à la vie associative du CODES 05. Permis B exigé dans le cadre du poste.